Na GlobalSuite Solutions lançamos melhorias na plataforma a cada poucas semanas. Nem sempre são grandes anúncios: muitas vezes são alterações concretas que eliminam o trabalho manual do dia a dia das equipas de riscos, segurança, conformidade e continuidade.
Esta entrega de Quantum — a etapa do produto focada em tornar o GlobalSuite® mais moderno, inteligente e proativo — traz três novidades que partilham uma mesma ideia: menos passos manuais e mais informação aproveitável.
Ficheiros externos ligados
Vincule documentos do SharePoint, OneDrive ou Google Drive sem os duplicar dentro do GlobalSuite®.
A sua marca na interface
Aplique as suas cores corporativas a toda a plataforma, com o contraste validado segundo a norma WCAG 2.2 AA.
Relatórios ERC massivos
Exporte para Word ou Excel uma listagem de inventário completa ou o âmbito inteiro de uma análise de riscos.
Gestor Documental: ligue ficheiros do SharePoint, OneDrive e Google Drive
O Gestor Documental permite agora vincular ficheiros externos através do seu URL. Se um documento já reside no seu repositório corporativo, liga-o e este comporta-se como um documento próprio do GlobalSuite®: sem carregar uma cópia e sem dupla manutenção.
Até agora, usar no GlobalSuite® um documento do repositório do cliente obrigava a duplicá-lo. Com o tempo, essa cópia e o original separam-se: versões desatualizadas, incoerências e a dúvida sobre qual é a correta. Ao ligar o ficheiro, mantém uma única fonte da verdade.
SharePoint
Bibliotecas de documentos e sites de equipa do Microsoft SharePoint.
OneDrive
Ficheiros pessoais ou de equipa alojados no Microsoft OneDrive.
Google Drive
Documentos e pastas do Google Drive corporativo.
Outras origens
Qualquer outro URL, para repositórios ou gestores de conteúdo não incluídos na lista.
As origens admitidas são ativadas por empresa em Ajustes > Configuração Geral > Configuração Gestor Documental. A nova opção Vincular ficheiro externo aparece no menu Nova do Gestor Documental para os utilizadores com permissão de criação de documentos.
O ficheiro ligado comporta-se como um ficheiro próprio
- Integra-se na estrutura de pastas e respeita as permissões do GlobalSuite®.
- Participa nos fluxos de trabalho documentais de aprovação e rejeição.
- Associa-se a evidências, planos e ao resto do produto, tal como um documento carregado.
- Mostra o ícone da sua origem e admite etiquetas, favoritos e reciclagem.
- A sua pré-visualização e abertura são realizadas num novo separador do navegador.
- Fica registado no log e é incluído na cópia de segurança da empresa.
Um único documento em vigor
O original permanece no repositório corporativo e o GlobalSuite® aponta para ele. Não há nada para sincronizar.
Governação no GlobalSuite®
Permissões, fluxos de trabalho e associações são geridos na ferramenta, sem depender das permissões do sistema externo.
Menos versões obsoletas
Desaparece a dupla manutenção e, com ela, o risco de trabalhar sobre uma cópia antiga.
A sua marca na interface: personalização com cores corporativas
O GlobalSuite® já permitia carregar o seu logótipo. Agora pode adaptar também as cores da interface à sua imagem corporativa, e a plataforma ajusta automaticamente as cores do texto para manter o contraste e a legibilidade.
O logótipo e as cores são unificados no novo separador Personalizar (Ajustes > Configuração Geral > Personalizar). O tema resultante é aplicado de forma transversal a toda a interface da empresa: menus, módulos e componentes.
Defina as suas cores
Cor principal e cor secundária, com seletor visual ou valor hexadecimal. O logótipo é configurado no mesmo local.
O resto deriva automaticamente
A plataforma atribui automaticamente as cores de hover, foco, selecionado, textos de menu e CTA a partir das cores base.
Reveja o contraste
Validação de acessibilidade WCAG 2.2 AA em tempo real, com uma ação Corrigir que ajusta as combinações que não cumprem os requisitos.
Pré-visualize e guarde
Pré-visualização de componentes em tempo real antes de guardar, com Guardar marca e Restaurar cores predefinidas sempre à mão.
Personalizar a interface não deve comprometer a legibilidade. Por isso, o cálculo do contraste é automático e validado contra a norma WCAG 2.2 AA: cada empresa configura a sua identidade visual a partir do próprio produto, sem desenvolvimentos à medida e sem deixar textos ilegíveis pelo caminho.
Relatórios completos de Elementos, Riscos e Controlos
Os relatórios de Elementos, Riscos e Controlos já não se limitam a um único elemento. Agora pode exportar de uma só vez toda a informação visível nas listagens de Inventário e de Análise de Riscos, com o âmbito completo de uma análise e mantendo os mesmos campos e variáveis que já tinha configurado.
Antes
- Um relatório por elemento, descarregado um a um.
- Consolidar o âmbito de uma análise manualmente, fora da ferramenta.
- Repetir o mesmo trabalho cada vez que o inventário mudava.
- Sem uma saída em Excel para tratar os dados posteriormente.
Agora
- Um único relatório com todos os elementos da listagem ou da análise.
- Âmbito completo da análise de riscos numa única exportação.
- Modelos reutilizáveis, configurados uma vez em Ajustes.
- Saída em Word e em Excel, conforme o que necessite de fazer a seguir.
Em Ajustes > Modelos > Relatórios, a opção Descarregar modelo inclui modelos predefinidos em Word e em Excel para a listagem de Elementos, Riscos e Controlos e para os que superam o NRA. Descarrega a base, ajusta cabeçalhos e variáveis ao seu formato e volta a carregá-la: não é necessário construir o documento do zero.
O que ganha cada perfil
As três novidades tocam em pontos distintos do trabalho diário. Eis o que muda conforme a perspetiva de utilização da plataforma:
Políticas e evidências sem cópias soltas
Liga os documentos que já residem no repositório corporativo e deixa de manter duplicados fora de controlo.
O relatório do âmbito, numa exportação
Descarrega em Word toda a informação de uma análise completa, sem montar o documento juntando descargas elemento a elemento.
A lista curta para priorizar
Exporta em Excel o que supera o NRA e trabalha o plano de tratamento sobre dados, não sobre capturas de ecrã.
Evidência que se sustenta sozinha
Um único documento em vigor, com a sua origem visível e o seu registo no log. Menos perguntas sobre que versão foi revista.
Configuração sem desenvolvimentos
Ativa por empresa as origens admitidas e define o tema visual a partir do produto, sem solicitar personalizações à medida.
Uma ferramenta que se reconhece como própria
A plataforma é visualizada com as cores e o logótipo da empresa, o que ajuda à adoção interna da equipa.
O que muda no seu dia a dia
Sem entrar na configuração, eis como se nota a diferença em situações que se repetem todas as semanas:
| Situação | Antes | Agora |
|---|---|---|
| Um procedimento aprovado reside no SharePoint | Carregava uma cópia para o GlobalSuite® e mantinha as duas. | Liga-o uma vez e o original continua a ser o único em vigor. |
| A versão do documento muda no repositório | Tinha de se lembrar de voltar a carregá-lo na ferramenta. | Não há nada a fazer: a ligação aponta sempre para o documento atual. |
| É altura de preparar o relatório de uma análise de riscos | Um relatório por elemento e consolidação manual fora da ferramenta. | Uma única exportação com o âmbito completo, em Word ou em Excel. |
| Necessita dos dados numa folha de cálculo | Não havia saída em Excel: era copiado manualmente. | Exporta a listagem em Excel e trabalha diretamente sobre ela. |
| Entra um utilizador novo na plataforma | Uma interface genérica que não se parecia com as suas restantes ferramentas. | As cores e o logótipo da sua empresa desde o primeiro acesso. |
A evolução do Quantum continua
O GlobalSuite® é uma plataforma viva: cada entrega incorpora melhorias, funcionalidades e novas áreas com base no que nos solicitam mais de 2.000 organizações em mais de 30 países. Não adquire um produto fechado, adquire uma solução que evolui com a sua organização e com o mercado.
Perguntas frequentes
Se ligar um ficheiro externo, dependo das permissões do SharePoint ou do Google Drive?
A governação do documento dentro da ferramenta — permissões, fluxos de trabalho de aprovação, associações a evidências e planos — é gerida no GlobalSuite®. O ficheiro continua a residir no seu repositório corporativo, que mantém o seu próprio controlo de acesso no momento da abertura.
Que origens posso ligar e quem as ativa?
Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Google Drive e Outros (URL livre, para qualquer outro repositório ou gestor de conteúdo). As origens admitidas são configuradas por empresa em Ajustes > Configuração Geral > Configuração Gestor Documental, e a opção de vincular apenas aparece aos utilizadores com permissão de criação de documentos.
As cores corporativas podem deixar textos ilegíveis?
Não. A validação WCAG 2.2 AA é em tempo real e a ação Corrigir ajusta automaticamente as combinações que não cumprem o contraste. Além disso, tem uma pré-visualização antes de guardar e a opção de restaurar as cores predefinidas.
Preciso de refazer os meus modelos de relatórios atuais?
Não. Os modelos para a exportação massiva mantêm os mesmos campos e variáveis que já utilizava nos relatórios de um único elemento. Pode continuar a usar os que tem e adicionar os novos quando quiser exportar uma listagem completa.
O que é o NRA e por que existe um modelo específico?
O NRA é o Nível de Risco Aceitável definido pela sua organização. O modelo superam NRA exporta apenas os elementos, riscos e controlos que ficam acima desse limiar: a lista curta sobre a qual é necessário decidir um tratamento.
Como acedo a estas novidades?
As melhorias são implementadas na plataforma. A disponibilidade de cada funcionalidade depende do nível de licenciamento contratado e da configuração da sua empresa. Se tiver dúvidas, contacte a nossa equipa e aconselhá-lo-emos sem compromisso.
Podemos mostrar-lhe estas novidades no seu próprio GRC?
Numa demo personalizada mostramos-lhe como se enquadrariam na sua organização: que áreas cobrir primeiro, que trabalho manual desaparece e que retorno esperar.
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