En GlobalSuite Solutions liberamos mejoras en la plataforma cada pocas semanas. No siempre son grandes anuncios: muchas veces son cambios concretos que quitan trabajo manual del día a día de los equipos de riesgos, seguridad, cumplimiento y continuidad.
Esta entrega de Quantum —la etapa del producto enfocada en hacer GlobalSuite® más moderna, inteligente y proactiva— trae tres novedades que comparten una misma idea: menos pasos manuales y más información aprovechable.
Archivos externos enlazados
Vincula documentos de SharePoint, OneDrive o Google Drive sin duplicarlos dentro de GlobalSuite®.
Tu marca en la interfaz
Aplica tus colores corporativos a toda la plataforma, con el contraste validado según WCAG 2.2 AA.
Informes ERC masivos
Exporta a Word o Excel un listado de inventario completo o el alcance entero de un análisis de riesgos.
Gestor Documental: enlaza archivos de SharePoint, OneDrive y Google Drive
El Gestor Documental permite ahora vincular archivos externos mediante su URL. Si un documento ya vive en tu repositorio corporativo, lo enlazas y se comporta como un documento propio de GlobalSuite®: sin subir una copia y sin doble mantenimiento.
Hasta ahora, usar en GlobalSuite® un documento del repositorio del cliente obligaba a duplicarlo. Con el tiempo, esa copia y el original se separan: versiones desactualizadas, incoherencias y la duda de cuál es la buena. Enlazando el archivo mantienes un único origen de verdad.
SharePoint
Bibliotecas de documentos y sitios de equipo de Microsoft SharePoint.
OneDrive
Archivos personales o de equipo alojados en Microsoft OneDrive.
Google Drive
Documentos y carpetas del Google Drive corporativo.
Otros orígenes
Cualquier otra URL, para repositorios o gestores de contenido no incluidos en la lista.
Los orígenes admitidos se activan por empresa en Ajustes > Configuración General > Configuración Gestor Documental. La nueva opción Vincular archivo externo aparece en el menú Nueva del Gestor Documental para los usuarios con permiso de creación de documentos.
El archivo enlazado se comporta como uno propio
- Se integra en la estructura de carpetas y respeta los permisos de GlobalSuite®.
- Participa en los workflows documentales de aprobación y rechazo.
- Se asocia a evidencias, planes y al resto del producto, igual que un documento subido.
- Muestra el icono de su origen y admite etiquetas, favoritos y papelera.
- Su vista previa y su apertura se realizan en una nueva pestaña del navegador.
- Queda registrado en el log y se incluye en la copia de empresa.
Un solo documento vigente
El original se queda en el repositorio corporativo y GlobalSuite® apunta a él. No hay nada que sincronizar.
Gobierno en GlobalSuite®
Permisos, workflows y asociaciones se gestionan en la herramienta, sin depender de los permisos del sistema externo.
Menos versiones obsoletas
Desaparece el doble mantenimiento y, con él, el riesgo de trabajar sobre una copia antigua.
Tu marca en la interfaz: personalización con colores corporativos
GlobalSuite® ya permitía subir tu logotipo. Ahora puedes adaptar también los colores de la interfaz a tu imagen corporativa, y la plataforma ajusta automáticamente los colores de texto para mantener el contraste y la legibilidad.
Logotipo y colores se unifican en la nueva pestaña Personalizar (Ajustes > Configuración General > Personalizar). El tema resultante se aplica de forma transversal a toda la interfaz de la empresa: menús, módulos y componentes.
Define tus colores
Color principal y color secundario, con selector visual o valor hexadecimal. El logotipo se configura en el mismo lugar.
El resto se deriva solo
La plataforma asigna automáticamente los colores de hover, foco, seleccionado, textos de menú y CTA a partir de los colores base.
Revisa el contraste
Validación de accesibilidad WCAG 2.2 AA en tiempo real, con una acción Corregir que ajusta las combinaciones que no cumplen.
Previsualiza y guarda
Vista previa de componentes en tiempo real antes de guardar, con Guardar marca y Restaurar colores por defecto siempre a mano.
Personalizar la interfaz no debería costar legibilidad. Por eso el cálculo de contraste es automático y se valida contra WCAG 2.2 AA: cada empresa configura su identidad visual desde el propio producto, sin desarrollos a medida y sin dejar textos ilegibles por el camino.
Informes completos de Elementos, Riesgos y Controles
Los informes de Elementos, Riesgos y Controles ya no se limitan a un único elemento. Ahora puedes exportar de una sola vez toda la información visible en los listados de Inventario y de Análisis de Riesgos, con el alcance completo de un análisis y manteniendo los mismos campos y variables que ya tenías configurados.
Antes
- Un informe por elemento, descargado de uno en uno.
- Consolidar el alcance de un análisis a mano, fuera de la herramienta.
- Repetir el mismo trabajo cada vez que cambiaba el inventario.
- Sin una salida en Excel para tratar los datos después.
Ahora
- Un único informe con todos los elementos del listado o del análisis.
- Alcance completo del análisis de riesgos en una sola exportación.
- Plantillas reutilizables, configuradas una vez en Ajustes.
- Salida en Word y en Excel, según lo que necesites hacer luego.
En Ajustes > Plantillas > Informes, la opción Descargar plantilla incluye plantillas predefinidas en Word y en Excel para el listado de Elementos, Riesgos y Controles y para los que superan el NRA. Descargas la base, ajustas cabeceras y variables a tu formato y la vuelves a subir: no hace falta construir el documento desde cero.
Qué gana cada perfil
Las tres novedades tocan puntos distintos del trabajo diario. Esto es lo que cambia según desde dónde mires la plataforma:
Políticas y evidencias sin copias sueltas
Enlazas los documentos que ya viven en el repositorio corporativo y dejas de mantener duplicados fuera de control.
El informe del alcance, en una exportación
Descargas en Word toda la información de un análisis completo, sin montar el documento juntando descargas elemento a elemento.
La lista corta para priorizar
Exportas en Excel lo que supera el NRA y trabajas el plan de tratamiento sobre datos, no sobre capturas de pantalla.
Evidencia que se sostiene sola
Un único documento vigente, con su origen visible y su registro en el log. Menos preguntas sobre qué versión se revisó.
Configuración sin desarrollos
Activas por empresa los orígenes admitidos y defines el tema visual desde el producto, sin pedir personalizaciones a medida.
Una herramienta que se reconoce como propia
La plataforma se ve con los colores y el logotipo de la empresa, lo que ayuda a la adopción interna del equipo.
Qué cambia en tu día a día
Sin entrar en la configuración, así se nota la diferencia en situaciones que se repiten cada semana:
| Situación | Antes | Ahora |
|---|---|---|
| Un procedimiento aprobado vive en SharePoint | Subías una copia a GlobalSuite® y mantenías las dos. | Lo enlazas una vez y el original sigue siendo el único vigente. |
| Cambia la versión del documento en el repositorio | Tenías que acordarte de volver a subirlo a la herramienta. | No hay nada que hacer: el enlace apunta siempre al documento actual. |
| Toca preparar el informe de un análisis de riesgos | Un informe por elemento y consolidación manual fuera de la herramienta. | Una sola exportación con el alcance completo, en Word o en Excel. |
| Necesitas los datos en una hoja de cálculo | No había salida en Excel: se copiaba a mano. | Exportas el listado en Excel y trabajas directamente sobre él. |
| Entra un usuario nuevo en la plataforma | Una interfaz genérica que no se parecía al resto de sus herramientas. | Los colores y el logotipo de tu empresa desde el primer acceso. |
La evolución de Quantum continúa
GlobalSuite® es una plataforma viva: cada entrega incorpora mejoras, funcionalidades y áreas nuevas a partir de lo que nos piden más de 2.000 organizaciones en más de 30 países. No te llevas un producto cerrado, te llevas una solución que evoluciona con tu organización y con el mercado.
Preguntas frecuentes
Si enlazo un archivo externo, ¿dependo de los permisos de SharePoint o Google Drive?
El gobierno del documento dentro de la herramienta —permisos, workflows de aprobación, asociaciones a evidencias y planes— se gestiona en GlobalSuite®. El archivo sigue viviendo en tu repositorio corporativo, que mantiene su propio control de acceso en el momento de abrirlo.
¿Qué orígenes puedo enlazar y quién los activa?
Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Google Drive y Otros (URL libre, para cualquier otro repositorio o gestor de contenido). Los orígenes admitidos se configuran por empresa en Ajustes > Configuración General > Configuración Gestor Documental, y la opción de vincular solo aparece a los usuarios con permiso de creación de documentos.
¿Los colores corporativos pueden dejar textos ilegibles?
No. La validación WCAG 2.2 AA es en tiempo real y la acción Corregir ajusta automáticamente las combinaciones que no cumplen el contraste. Además tienes vista previa antes de guardar y la opción de restaurar los colores por defecto.
¿Necesito rehacer mis plantillas de informes actuales?
No. Las plantillas para la exportación masiva mantienen los mismos campos y variables que ya usabas en los informes de un solo elemento. Puedes seguir usando las que tienes y añadir las nuevas cuando quieras exportar un listado completo.
¿Qué es el NRA y por qué hay una plantilla específica?
El NRA es el Nivel de Riesgo Aceptable que define tu organización. La plantilla superan NRA exporta solo los elementos, riesgos y controles que quedan por encima de ese umbral: la lista corta sobre la que hay que decidir un tratamiento.
¿Cómo accedo a estas novedades?
Las mejoras se despliegan sobre la plataforma. La disponibilidad de cada funcionalidad depende del nivel de licenciamiento contratado y de la configuración de tu empresa. Si tienes dudas, contacta con nuestro equipo y te asesoramos sin compromiso.
¿Te enseñamos estas novedades sobre tu propio GRC?
En una demo personalizada te mostramos cómo encajarían en tu organización: qué áreas cubrir primero, qué trabajo manual desaparece y qué retorno esperar.
Solicita una demo
