Um software de conformidade legal é um programa projetado para gerenciar todas as ações e práticas éticas implementadas em uma organização para detectar e lidar com riscos legais. O objetivo final é controlar o cumprimento adequado das leis e regulamentos aplicáveis no ambiente empresarial, a fim de evitar sanções e não conformidades.
Também conhecido como Software de Gestão de Conformidade, esta solução foi projetada para automatizar tarefas de gestão de conformidade, em geral de acordo com a norma ISO 37301 atual. Dessa forma, o técnico que trabalha com o software de conformidade legal da empresa pode realizar tarefas de gestão de forma simples, com uma ferramenta adequada para avaliar seu desempenho e ter uma visão completa do status do sistema de gestão e da empresa.
Conformidade com ‘Conformidade ISO 37301’. Em que consiste?
A ISO 37301 é a nova norma internacional para conformidade organizacional. Esta norma tem como objetivo fornecer às empresas as diretrizes necessárias para o estabelecimento, implementação, avaliação, monitoramento e manutenção de um Sistema de Gestão de Compliance que garanta sua eficácia, com base nos requisitos por ela exigidos, como, a título de exemplo, os princípios de boa governança e transparência. Esta norma incorpora requisitos em sistemas de gestão, tais como:
- Identificar as obrigações que afetam as empresas e a avaliação dos riscos do seu incumprimento.
- Incentivar a capacitação de pessoal, tornando a cultura de Compliance conhecida em seu sentido mais amplo.
- Incentivar o comprometimento dos gestores, por meio dos sistemas de controle adequados.
- Aumentar a confiança dos clientes e da Administração, graças à integração de software de conformidade legal e ao compromisso da organização em identificar possíveis não conformidades.
Benefícios da implementação de software de conformidade legal
A integração de software para a conformidade legal da empresa tem vantagens, pois é um investimento muito útil por diferentes motivos:
- Em primeiro lugar, o software ajuda a ter um maior controle da atividade das áreas da empresa e a detectar os departamentos com maior risco de não conformidade. Desta forma, prevene-se a prática de possíveis crimes e infrações e reduz-se a responsabilidade penal da organização.
- Ele permite que você localize o foco de uma não conformidade, ajudando a ter controle do que acontece e garantir um status de conformidade adequado.
- Além disso, não só identifica essas falhas, como previne possíveis fraudes e responsabilidades da empresa .
- Proporciona rastreabilidade entre os riscos detetados e as medidas de controlo implementadas na empresa em resposta.
- Graças aos programas de conformidade legal, é possível monitorar todo o sistema e entender melhor as ações realizadas na empresa.
- O software permite que diferentes padrões de conformidade legal sejam integrados em um mesmo programa, para que essas informações estejam disponíveis para os profissionais que precisam delas no mesmo local.
- É uma solução de longo prazo, que ajuda a reduzir custos econômicos e economizar tempo , evitando as tarefas mecânicas e tediosas do pessoal responsável.
- Evite a duplicação de informações centralizando tudo para economizar tempo na gestão.
- Um software de conformidade legal também é um fator diferenciador para as empresas que o compõem, pois são de grande interesse para potenciais clientes do setor, bem como para a Administração, gerando maior confiança e reduzindo a prática de possíveis crimes.
Considerações preliminares antes de instalar o software de conformidade legal
As organizações que desejam ter um software de conformidade legal devem estar comprometidas com as políticas anticorrupção e a cultura de conformidade. Em outras palavras, os gerentes e líderes da empresa devem estar cientes da conformidade legal e transmiti-la aos demais trabalhadores.
As informações fornecidas ao software de conformidade legal devem ser claras, completas, concisas e acessíveis a todos os funcionários. Esses dados devem ser atualizados e os procedimentos devem detalhar as responsabilidades, controles internos, auditorias e sanções por possíveis infrações.
Além disso, é importante que as funções de supervisão e conformidade legal sejam atribuídas aos responsáveis pela empresa ou a terceiros, caso se decida terceirizar o serviço.
Como saber se o Software de Gestão de Compliance é eficaz?
Para que um software de conformidade legal seja eficaz, ele deve fornecer o máximo de informações possível sobre a empresa e todas as suas áreas. Todos esses dados serão processados pelo Software de Gestão de Conformidade para poder gerenciá-los e disponibilizá-los a qualquer momento. A eficácia do software também é medida por outros recursos, como um relatório abrangente de resultados e a possibilidade de personalizá-los, que ajudam a otimizar as tarefas de detecção de violações e posterior tomada de decisão.
Como o GlobalSuite® pode ajudá-lo?
Na GlobalSuite Solutions oferecemos nosso Software de Gestão de Compliance com o objetivo de otimizar a gestão do seu sistema de compliance corporativo, através do monitoramento e avaliação do grau de eficácia do seu programa de Compliance. Trabalhamos de acordo com a ISO 37301 e incorporamos ferramentas úteis, como um canal de denúncias , para entender possíveis violações internas de sua organização.
- Avalie a conformidade da sua organização, extraia um relatório atualizado e um plano de adequação colaborativo.
- Processa os riscos, sob análise prévia, com possibilidade de realizar uma avaliação dos mesmos com metodologia de análise e dashboards automáticos.
- Gerencie auditorias, não conformidades e ações corretivas da mesma plataforma com fluxos de trabalho configuráveis.
Além disso, oferecemos consultoria e auditoria especializada em conformidade com a norma ISO 37301. A sua organização será acompanhada pelos nossos profissionais para que possa implementar, auditar e formar a sua empresa independentemente do setor profissional a que pertence. Um serviço de soluções de Compliance com mais de 15 anos de experiência.
