Qué es un software de cumplimiento legal

Un software de cumplimiento legal es un programa diseñado para gestionar el conjunto de todas las acciones y prácticas éticas que se implementan en una organización para detectar y atajar riesgos legales. El fin último es controlar el adecuado cumplimiento de las leyes y normas aplicables en el ámbito empresarial para evitar así sanciones y no conformidades.

También conocido como Compliance Management Software, esta solución está diseñada para automatizar las tareas de gestión de cumplimiento normativo, de acuerdo, de forma general, con la actual norma ISO 37301. De esta manera, el técnico que trabaja con el software de cumplimiento legal de la compañía puede realizar las tareas de management o gestión de forma sencilla, con una herramienta adecuada para evaluar su desempeño y tener una visión completa del estado del sistema de gestión y de la empresa.

La ISO 37301 es el nuevo estándar internacional en materia de cumplimiento normativo de las organizaciones. Esta norma se dirige a proporcionar a las empresas las directrices necesarias para el establecimiento, implantación, evaluación, seguimiento y mantenimiento de un Sistema de Gestión de Cumplimiento o de Compliance que garantice la efectividad del mismo, en base a los requisitos exigidos por la misma, como son, a modo de ejemplo, los principios de buen gobierno y transparencia. Este estándar incorpora requisitos en los sistemas de gestión tales como:

• Identificar las obligaciones que afectan a las compañías y la evaluación de los riesgos de su incumplimiento.
• Incentivar la formación del personal, dando a conocer la cultura Compliance en su sentido más amplio.
• Fomentar el compromiso de los directivos, a través de los sistemas de control adecuados.
• Aumentar la confianza de los clientes y la Administración, gracias a la integración de un software de cumplimiento legal y el compromiso de la organización para identificar posibles incumplimientos.

Ventajas de implantar un software de cumplimiento legal

Integrar un software para el cumplimiento legal de la empresa cuenta con ventajas, ya que es una inversión muy útil por diferentes motivos:

• En primer lugar, el software ayuda a tener un mayor control de la actividad de las áreas de la empresa y de detectar aquellos departamentos con más riesgo de incumplimiento. De esta manera, se previene la comisión de posibles delitos e infracciones y se reduce la responsabilidad penal de la organización.
• Permite localizar el foco de un incumplimiento, ayudando a tener control de lo que ocurre y asegurar un estado de cumplimiento adecuado.
• Además, no solo identifica estas faltas, previene posibles fraudes y responsabilidades de la empresa.
• Proporciona trazabilidad entre los riesgos detectados y las medidas de control implementadas en la empresa como respuesta.
• Gracias a los programas de cumplimiento legal, se consigue monitorizar todo el sistema y conocer mejor las acciones acometidas en la empresa.
• El software permite integrar diferentes estándares de cumplimiento legal dentro del mismo programa, por lo que esta información está a disposición de los profesionales que la necesitan en un mismo sitio.
• Es una solución con miras a largo plazo, que ayuda a reducir costes económicos y ahorro de tiempo evitando las tareas mecánicas y tediosas del personal encargado.
• Evita la duplicidad de la información centralizándolo todo para un ahorro de tiempo en la gestión.
• Un software de cumplimiento legal también es un factor diferencial de las empresas que lo integran, pues resultan de gran interés para posibles clientes dentro del sector, como para la Administración, generando una mayor confianza y disminuyendo la comisión de posibles delitos.

Consideraciones previas antes de instalar un software de cumplimiento legal

Las organizaciones que desean contar con un software de cumplimiento legal deben estar comprometidas con las políticas anticorrupción y la cultura Compliance. Es decir, los directivos y líderes de la empresa tienen que estar sensibilizados con el cumplimiento legal y transmitirlo al resto de trabajadores.

La información que se proporciona al software de cumplimiento legal debe ser clara, completa, concisa y accesible a todos los empleados. Estos datos deben ser actualizados y los procedimientos han de detallar las responsabilidades, controles internos, auditorías y sanciones ante posibles infracciones.

Además, es importante que se asignen las funciones de supervisión y cumplimiento legal a las personas responsables de la empresa o a terceros, si se decide externalizar el servicio.

¿Cómo saber si el Compliance Management Software es efectivo?

Para que un software de cumplimento legal sea efectivo hay que proporcionarle la máxima información posible acerca de la empresa y de todas sus áreas. Todos estos datos serán tratados por el Compliance Management Software para poder gestionarlos y disponerlos en cualquier momento. La efectividad del software también se mide por otras características, como un exhaustivo reporte de resultados y la posibilidad de personalizarlos, que ayuden a optimizar las tareas de detección de infracciones y la posterior toma de decisiones.

¿Cómo GlobalSuite® te puede ayudar?

En GlobalSuite Solutions ofrecemos nuestro Compliance Management Software con el fin de optimizar la gestión de tu sistema de cumplimiento corporativo, a través de la monitorización y evaluación del grado de efectividad de tu programa de Compliance. Trabajamos de acuerdo con la ISO 37301 e incorporamos herramientas útiles como un canal de denuncias para conocer las posibles infracciones internas de tu organización.

• Evalúa el complimiento de tu organización, extrae un reporting actualizado y un plan de adecuación colaborativo.
• Tramita los riesgos, bajo un previo análisis, con la posibilidad de realizar una evaluación de los mismos con metodología de análisis y dashboards automáticos.
• Gestiona auditorías, no conformidades y acciones correctivas desde la misma plataforma con workflows configurables.

Además, ofrecemos consultoría y auditoría especializadas en el cumplimiento de la norma ISO 37301. Tu organización estará acompañada de nuestros profesionales para que puedas implantar, auditar y formar a tu empresa independientemente del sector profesional al que pertenezca. Un servicio de soluciones en Compliance con más de 15 años de experiencia.