O surto do coronavírus coloca as empresas espanholas em xeque
Em 11 de março, a Organização Mundial da Saúde elevou a situação de emergência de saúde pública causada pelo vírus COVID-19 ao nível de uma pandemia internacional. Três dias depois, o governo espanhol declarou estado de alarme para evitar a propagação do vírus entre a população. Essa é a situação excepcional em que nos encontramos.
É claro que as empresas não estão alheias às consequências dessa pandemia. O coronavírus está testando a resiliência e a resiliência de nossas empresas, tanto PMEs quanto micro-PMEs, bem como grandes empresas do país; No entanto, as decisões e iniciativas tomadas variam de acordo com a atividade e o setor em que nos encontramos.
O que as empresas fazem para manter sua continuidade de negócios?
Todas as ações devem ter como objetivo preservar os objetivos primordiais de qualquer entidade nesta situação: salvaguardar a saúde das pessoas que trabalham na empresa, preservar a continuidade das suas atividades, serviços e produtos.
Espera-se que as empresas com uma cultura na avaliação e tratamento de riscos, gestão de crises e continuidade de negócio estejam mais bem preparadas para este tipo de cenários e por isso tenham conseguido reagir de forma mais rápida e eficaz do que as entidades que não dispõem destas ferramentas de gestão.
A seguir, falaremos sobre as diferentes medidas que estão sendo tomadas pelas empresas espanholas, embora a aplicação dessas ações dependa em grande parte das atividades e recursos disponíveis para cada entidade:
Medidas higiênicas
Com base nas recomendações do Ministério da Saúde, essas medidas visam limitar os vetores de transmissão dentro da organização. Especificamente, a necessidade de limpar as mãos com frequência durante a jornada de trabalho, evite tocar os olhos, nariz e boca diretamente com as mãos, tanto quanto possível; Ao tossir ou espirrar, cubra a boca e o nariz com um lenço descartável ou, na sua falta, com a parte interna do cotovelo, mantenha uma distância mínima de 1,5 metros entre os colegas e evite o contacto físico.
No que diz respeito às iniciativas relacionadas com objetos e instalação, uma boa prática será evitar a partilha de material de escritório entre as pessoas. Nas atividades em que é necessário compartilhar ferramentas e ferramentas de trabalho, sempre que possível, devem ser usadas luvas durante o manuseio e os instrumentos de trabalho devem ser desinfetados antes e depois de cada uso.
Há vários dias, algumas empresas começaram a distribuir géis e máscaras desinfetantes entre os trabalhadores que podem estar mais expostos ao vírus. Da mesma forma, uma iniciativa bastante difundida tem sido aumentar os serviços de limpeza para garantir a desinfecção periódica das superfícies de contato.
Medidas operacionais e de mobilidade
Embora as medidas de higiene sejam de vital importância para limitar a propagação do coronavírus, medidas adicionais são necessárias dentro de um ambiente de trabalho, pois o dia às vezes é passado em espaços fechados e com um grande número de pessoas a uma curta distância.
Uma das medidas mais recomendadas para as empresas é a implementação dos recursos necessários para que o pessoal, cujas funções podem ser desempenhadas remotamente, possa trabalhar em casa sem afetar o nível de suas atividades. Obviamente, para muitos cargos operacionais não será possível realizar o teletrabalho , mas boa parte dos serviços corporativos, como os departamentos de Finanças, Tecnologia da Informação ou Recursos Humanos, poderá trabalhar em casa, sem diminuir o nível de serviço. De referir que, segundo dados do INE, apenas 7,5% das pessoas empregadas ocasionalmente trabalham em teletrabalho.
Recomenda-se também que todas as reuniões presenciais sejam canceladas e substituídas, se possível, por reuniões por meios telemáticos. As salas de jantar também podem ser uma fonte de transmissão, portanto, as medidas apropriadas devem ser tomadas.
Quanto à organização do trabalho operacional, a situação pode levar a mudanças nos turnos de trabalho, evitando o contato entre pessoas de diferentes turnos ou mesmo evitando o contato total entre o pessoal crítico da empresa e o restante das pessoas.
Cadeia de suprimentos
Uma parte crucial de algumas empresas corresponde às atividades realizadas por pessoal externo. Nestes casos, deve ser realizada uma comunicação regular com os fornecedores, de forma a garantir níveis mínimos de fornecimento e serviço, ainda mais nestes tempos de crise. As empresas com Acordos de Nível de Serviço (SLAs) terão maior segurança para garantir serviços de fornecimento mínimo em comparação com outras empresas que não possuem esses acordos.
Por outro lado, o pessoal subcontratado que opera em nossas instalações deve ser informado sobre as medidas a serem realizadas da mesma forma que o pessoal interno e deve ser dotado dos recursos de segurança e higiene necessários.
Comunicação e Gestão de Crises
As iniciativas de comunicação são de grande importância para informar e sensibilizar as pessoas para as medidas a seguir e sobre a doença, promovendo a deteção precoce de um possível contágio. Uma boa prática será estender as recomendações aos funcionários para sua vida doméstica.
A comunicação com a equipe deve ser realizada de acordo com os canais definidos e deve ser bidirecional, garantindo que as pessoas possam sanar suas dúvidas e fornecer informações relevantes (como sintomas ou possível exposição ao vírus). Obviamente, as informações devem ser atualizadas regularmente com base em fontes oficiais e transmitir uma mensagem de tranquilidade, apesar do estado excepcional em que a organização se encontra, para evitar que o pânico generalizado comece.
Em caso de infecção confirmada, os trabalhadores do mesmo departamento e aqueles que possam ter contato regular com a pessoa infectada devem ser instruídos a não ir trabalhar até novo aviso.
As empresas familiarizadas com a Continuidade de Negócios possuem estruturas organizacionais para atuar nesses cenários. É o caso do Comitê de Crise, que será composto por tomadores de decisão com o conhecimento e a autoridade necessários para a tomada de decisões. Durante um estado de crise, este Comitê deve se reunir (de preferência remotamente) pelo menos uma vez por dia para avaliar as mudanças, aprender sobre a disponibilidade de pessoal, atendimento ao fornecedor, entregas aos clientes, etc.
Questões acessórias a ter em conta durante a gestão da pandemia
Embora estejamos diante de uma situação excepcional, a empresa não deve esquecer suas obrigações para com seus trabalhadores, que podem ser indiretamente prejudicados durante um cenário dessas características.
Por exemplo, os responsáveis pela organização devem lembrar que, de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), os dados médicos são considerados dados sensíveis de natureza pessoal e, embora o Regulamento estabeleça que o tratamento desses dados especiais, sem o consentimento do titular dos dados, pode ser necessário por motivos de interesse público, tal tratamento deve ser objeto de medidas adequadas e específicas de forma a proteger direitos e liberdades de pessoas.
Por outro lado, se for tomada a decisão de teletrabalho, a empresa deve fornecer os recursos necessários para que as pessoas possam desempenhar suas funções da forma mais normal possível a partir da esfera doméstica, e devem ser garantidos requisitos adequados para manter a Segurança da Informação e evitar um possível incidente relacionado a dados confidenciais. Em qualquer caso, deve-se ter em mente que o teletrabalho é uma medida opcional que deve ser sempre acordada entre a empresa e o trabalhador.
Existem também entidades que, devido à sua atividade, têm a obrigação legal de fornecer informações a determinados órgãos reguladores. Este seria, por exemplo, o caso das Infraestruturas Críticas, que devem relatar qualquer possível incidente que possa comprometer a integridade de suas atividades e das pessoas que as realizam.
Conclusão
Como se pode observar, existem diferentes iniciativas que uma empresa pode antecipar para enfrentar epidemias globais, como a que estamos vivenciando com o coronavírus COVID-19. Uma organização que tenha implementado processos eficazes de Continuidade de Negócio estará devidamente preparada, não só para cenários epidémicos como o que vivemos, mas também para outros cenários de crise e desastre, como acidentes, incêndios, intempéries, ciberataques, sabotagem, terrorismo, etc.
É claro que estamos diante de um cenário excepcional, que será um duro golpe para a economia global. O tempo dirá se as empresas estão realmente preparadas para garantir a continuidade de seus negócios diante de uma pandemia.
