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Gestión de la crisis y continuidad de negocio ante una pandemia

La irrupción del coronavirus pone en jaque a las empresas españolas

 

El pasado día 11 de marzo, la Organización Mundial de la Salud elevó la situación de emergencia de salud pública ocasionada por el virus COVID-19 a nivel de pandemia internacional. Tres días después, el gobierno de España declara el Estado de alarma para evitar una mayor propagación del virus entre la población. Tal es la situación tan excepcional en la que nos encontramos.

Por supuesto, las empresas no son ajenas a las consecuencias derivadas de esta pandemia. El coronavirus está poniendo a prueba la resiliencia y la resistencia de nuestras empresas, tanto de pymes y micropymes, como de las grandes empresas del país; si bien, las decisiones e iniciativas tomadas varían en función de la actividad y del sector en el que nos encontremos.

¿Qué están haciendo las empresas para mantener su Continuidad de Negocio?

Todas las acciones deben ir encaminadas a conservar los objetivos primordiales de cualquier entidad en esta situación: salvaguardar la salud de las personas que trabajan en la empresa, conservar la continuidad de sus actividades, servicios y productos.

Cabe esperar que las empresas con una cultura en la evaluación y tratamiento del riesgo, la gestión de la crisis y la continuidad de negocio, se encuentren mejor preparadas ante este tipo de escenarios y por lo tanto, hayan podido reaccionar de una forma más rápida y eficaz que las entidades que no cuentan con estas herramientas de gestión.

A continuación, hablaremos de las diferentes medidas que se están tomando por parte de las empresas españolas, si bien, la aplicación de estas acciones depende en gran medida de las actividades y recursos disponibles de cada entidad:

Medidas higiénicas

Basadas en las recomendaciones del Ministerio de Sanidad, estas medidas pretenden limitar los vectores de transmisión dentro de la organización. Concretamente, se está comunicando internamente la necesidad de limpiarse las manos frecuentemente durante la jornada laboral, evitar en lo posible tocarse los ojos, la nariz y la boca directamente con las manos; al toser o estornudar, cubrir boca y nariz con un pañuelo desechable o, en su defecto, con la parte interior del codo, mantener una distancia mínima de 1,5 metros entre compañeros y evitar el contacto físico.

Con respecto a las iniciativas relacionadas con los objetos e instalación, una buena práctica será evitar compartir material de oficina entre las personas. En las actividades donde es preciso compartir útiles y herramientas de trabajo, siempre que sea posible, se debe utilizar guantes durante su manipulación y desinfectar los instrumentos de trabajo antes y después de cada uso.

Desde hace varios días, algunas empresas han comenzado a distribuir geles desinfectantes y mascarillas entre los trabajadores que puedan estar más expuestos al virus. Asimismo, una iniciativa bastante generalizada ha consistido en incrementar los servicios de limpieza para garantizar la desinfección periódica de las superficies de contacto.

Medidas operativas y de movilidad

Si bien las medidas higiénicas son de vital importancia para limitar la propagación del coronavirus, dentro de un entorno laboral se requieren medidas adicionales, debido a que la jornada en ocasiones transcurre en espacios cerrados y con gran cantidad de personas a una distancia cercana.

Una de las medidas más recomendadas para las empresas, es la implementación de los recursos necesarios para que el personal, cuyas funciones puedan realizarse en remoto, pueda trabajar desde casa sin que se resienta el nivel de sus actividades. Evidentemente, para muchos puestos operativos no será posible la realización del teletrabajo pero, una buena parte de los servicios corporativos, como por ejemplo los departamentos de Finanzas, Tecnologías de la Información o Recursos Humanos, sí podrán trabajar desde sus domicilios, sin bajar el nivel de servicio. Cabe destacar que, según datos del INE, solo el 7,5% de los ocupados realiza ocasionalmente teletrabajo.

Se recomienda también la cancelación de todas las reuniones presenciales y sustituirlas, en caso de ser posible, por reuniones a través de medios telemáticos. Los comedores también pueden suponer un foco de transmisión, por lo que se deben tomar las medidas pertinentes.

En cuanto a la organización del trabajo operativo, la situación puede llevar a cambios en los turnos de trabajo, evitando el contacto entre personas de diferentes turnos o incluso, evitando un contacto total entre el personal crítico de la compañía y el resto de personas.

Cadena de suministro

Una parte crucial de algunas empresas corresponde a las actividades realizadas por personal externo. En estos casos, debe realizarse una comunicación periódica con los proveedores, de cara a asegurar el suministro y los niveles de servicio mínimo, más aún en estos momentos de crisis. Las empresas con Acuerdos de Nivel de Servicio con sus proveedores (SLAs – del inglés Service Level Agreement), tendrán una mayor seguridad para garantizar unos servicios mínimos de suministros frente a otras empresas que no cuenten con estos acuerdos.

Por otro lado, el personal subcontratado que opere en nuestras instalaciones debe ser informado sobre las medidas a realizar de la misma forma que el personal interno y se les debe proporcionar los  recursos de seguridad e higiene necesarios.

Comunicación y Gestión de Crisis

Son de gran importancia las iniciativas de comunicación para la información y la concienciación de las personas con respecto a las medidas a seguir y sobre la enfermedad, propiciando una detección temprana de un posible contagio. Una buena práctica consistirá en extender las recomendaciones al personal para su vida doméstica.

La comunicación al personal debe realizarse según los canales definidos y debe ser bidireccional, garantizando que las personas puedan resolver sus dudas y puedan aportar información relevante (como síntomas o una posible exposición al virus). Por supuesto, la información debe actualizarse de forma periódica en base a fuentes oficiales y transmitir un mensaje de tranquilidad, a pesar del estado excepcional en el que se encuentra la organización, para evitar que comience el pánico generalizado.

En caso de confirmarse un contagio, se debe dar instrucción a los trabajadores del mismo departamento y los que puedan tener contacto habitual con la persona contagiada, para que no acudan al puesto de trabajo hasta nuevo aviso.

Las empresas familiarizadas con la Continuidad de Negocio, cuentan con estructuras organizativas para actuar ante estos escenarios. Este es el caso del Comité de Crisis, el cual estará integrado por responsables con los conocimientos y la autoridad necesaria para la toma de decisiones. Durante un estado de crisis, este Comité debería reunirse (preferiblemente, en remoto) al menos una vez al día para valorar cambios, conocer la disponibilidad del personal, servicio de los proveedores, entregas a los clientes, etc.

Cuestiones accesorias a tener en cuenta durante la gestión de la pandemia

Si bien nos encontramos ante una situación excepcional, la empresa no debe olvidar sus obligaciones para con sus trabajadores, quienes pueden verse perjudicados indirectamente durante un escenario de estas características.

Por ejemplo, los responsables de la organización deben recordar que, según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), los datos médicos se consideran datos sensibles de carácter personal y, si bien, el Reglamento establece que el tratamiento de estos datos especiales, sin el consentimiento del interesado, puede ser necesario por razones de interés público, ese tratamiento debe estar sujeto a medidas adecuadas y específicas a fin de proteger los derechos y libertades de las personas.

Por otro lado, si se toma la decisión de realizar teletrabajo, la empresa debe proporcionar los recursos necesarios para que las personas puedan desempeñar sus funciones con la mayor normalidad desde el ámbito doméstico, y deben asegurarse unos requisitos adecuados para mantener la Seguridad de la Información y evitar un posible incidente relacionado con datos confidenciales. En cualquier caso, se debe tener en cuenta que el teletrabajo es una medida opcional que debe acordarse siempre entre la empresa y el trabajador.

Existen además entidades que, por su actividad, tienen la obligación legal de facilitar información a determinados organismos regulatorios. Este sería por ejemplo, el caso de las Infraestructuras Críticas, las cuales deberán comunicar cualquier posible incidente que pueda comprometer la integridad de sus actividades y de las personas que las ejecutan.

Conclusión

Como se puede observar, existen diferentes iniciativas que una empresa puede anticipar de cara a enfrentarse a epidemias globales, como la que estamos viviendo con el coronavirus COVID-19. Una organización que tenga implementados unos procesos eficaces de Continuidad de Negocio, estará debidamente preparada, no solo ante escenarios de epidemias como el que estamos viviendo, sino también ante otros escenarios de crisis y desastres, como pueden ser los accidentes, incendios, inclemencias meteorológicas, ciberataques, sabotaje, terrorismo, etc.

Queda patente que nos encontramos ante un escenario excepcional, que supondrá un duro golpe para la economía global. El tiempo dirá si las empresas están realmente preparadas para asegurar la continuidad de su negocio ante una pandemia.

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