Auditoria interna de um Sistema de Gestão nas empresas
Uma auditoria interna é um processo de verificação e/ou validação da conformidade de uma atividade conforme planejado e as diretrizes estipuladas. O objetivo de uma auditoria é diagnosticar; identificar quais atividades são realizadas conforme o esperado/definido ou identificar o grau de conformidade de acordo com os critérios das normas em que uma empresa pode ser certificada ou em que pretende ser certificada no futuro
Principais fases de uma auditoria e funções de um auditor interno
Um auditor interno deve assumir várias funções. Podemos distinguir dois tipos de funções dentro do processo de auditoria: pré-auditoria e durante a auditoria.
Antes da auditoria, será desenvolvido um plano, documentando quais procedimentos o auditor seguirá, para validar se a organização está em conformidade com os benchmarks. A estrutura deve explicar os objetivos da auditoria, seu escopo e seu cronograma. O plano de auditoria deve conter, pelo menos, as seguintes informações:
- Objetivos da auditoria.
- Documentos e critérios de referência.
- Âmbito.
- Pontos a serem auditados
- Locais onde a auditoria é realizada.
- Datas, hora e duração das atividades.
- Responsabilidades e papéis dos membros da equipe de auditoria.
- Recursos que são usados.
Caso a auditoria seja realizada por mais de uma pessoa, o auditor-chefe será responsável por coordenar todas as atividades realizadas durante a auditoria do Sistema de Gestão. Os demais auditores serão responsáveis por seguir a metodologia definida pelo auditor-chefe, verificarão se o Sistema de Gestão está de acordo com os requisitos estabelecidos nas normas de referência, anotarão as constatações de não conformidade e as comunicarão ao auditado.
Em primeiro lugar, terá de contactar as entidades auditadas para confirmar a sua disponibilidade para realizar a auditoria. Uma vez confirmada a(s) data(s) em que a auditoria será realizada, será realizada uma reunião de apresentação, na qual serão confirmados o plano de auditoria, o cronograma e os objetivos da auditoria.
Posteriormente, a auditoria ocorreria, analisando se os requisitos do padrão de referência são atendidos com base em uma amostragem de evidências. Essa amostragem será baseada em uma seleção de evidências aleatórias, que permitirão ao auditor chegar a conclusões sobre o grau de conformidade com relação à questão auditada. O auditor poderá reunir as informações de que precisa de várias maneiras , como revisar registros anteriores, conversar com os próprios funcionários, analisar os dados extraídos do processo ou por meio da observação direta do próprio processo em operação.
Uma vez concluído o processo de revisão e compilação de informações sobre o processo objeto da auditoria, seus resultados serão apresentados, por meio de um relatório que será redigido de forma lógica, objetiva, imparcial e construtiva, destacando os desvios encontrados. Os factos ou situações detetados serão descritos, de forma a que as observações e/ou constatações sejam apresentadas, de acordo com os objetivos definidos na auditoria.
O acompanhamento dos problemas encontrados, bem como das possíveis melhorias sugeridas, será vital para garantir o sucesso da auditoria realizada e, em última instância, a melhoria contínua do processo em questão.
Importância do papel da área de auditoria interna em uma organização
Para o bom funcionamento de uma empresa, é necessário pessoal para atuar para atender aos objetivos de uma organização; No entanto, também é importante criar um órgão responsável por verificar o cumprimento das operações (auditoria interna) e o desempenho da própria equipe.
Por esse motivo, o trabalho de vigilância dentro das organizações está se tornando cada vez mais importante, dada a necessidade de proteger as organizações de más práticas que possam ser cometidas na administração da empresa.
Consequentemente, se nossa organização for certificada em uma norma ISO, o papel da auditoria interna em nossa organização se tornará muito relevante. É importante que os auditores tenham certas qualidades e competências técnicas, bem como que tenham a formação adequada. O auditor interno trará o conhecimento necessário para alcançar o sucesso da auditoria por meio da familiaridade com o padrão de referência, conhecimento da documentação da organização e uma perspectiva nova e imparcial sobre os processos. O auditado contribuirá igualmente com a sua experiência, contribuindo para a identificação de oportunidades de melhoria do sistema.
Objectivos prosseguidos no âmbito da auditoria interna
Portanto, podemos concluir que os principais objetivos da auditoria interna seriam três:
- Verifique a conformidade com os padrões aplicáveis.
- Verifique a conformidade com os processos e procedimentos documentados.
- Identificar oportunidades para melhorar os Sistemas de Gestão.
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