¿Qué es un proceso de auditoría interna de un Sistema de Gestión en las empresas?
Una auditoría interna es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de una actividad según lo planeado y las directrices estipuladas. La finalidad de una auditoría es diagnosticar; identificar qué actividades se desarrollan según lo esperado/definido o para identificar el grado de cumplimiento conforme a los criterios de los estándares en los que se pueda encontrar certificada una empresa o en los que se pretenda certificar en un futuro
Principales fases de una auditoría y funciones de un auditor interno
Un auditor interno debe hacerse cargo de varias funciones. Podemos distinguir dos tipos de funciones dentro del proceso de auditoria: previas a la auditoria y durante la auditoria.
Antes de llevarse a cabo la auditoría, se desarrollará un plan, el cual documentará qué procedimientos seguirá el auditor, para validar que la organización cumple con los estándares de referencia. El marco debe explicar los objetivos de la auditoría, su alcance y su línea de tiempo. El plan de auditoría deberá contener como mínimo la siguiente información:
- Objetivos de la auditoría.
- Documentos y criterios de referencia.
- Alcance.
- Puntos por auditar
- Lugares donde se realizan la auditoría.
- Fechas, hora y duración de actividades.
- Responsabilidades y funciones de los miembros del equipo auditor.
- Recursos que se emplean.
En el caso de que la auditoría se efectuará por más de una persona, el auditor jefe será el responsable de coordinar todas las actividades que se lleven a cabo durante la auditoría del Sistema de Gestión. El resto de los auditores se encargarán de seguir la metodología definida por el auditor jefe, verificarán que el Sistema de Gestión se encuentra en consonancia con los requisitos establecidos en las normas de referencia, y escribirán los hallazgos de no conformidad comunicándoselos al auditado.
En primer lugar, deberá comunicarse con los auditados con el fin de poder confirmar su disponibilidad para llevar a cabo la auditoria. Una vez confirmada la fecha/fechas en la que se llevará a cabo la auditoría, tendría lugar una reunión de presentación, en la que se confirmaría el plan de auditoría, el calendario y los objetivos de la misma.
Posteriormente, tendría lugar la auditoría, analizando si se cumplen los requerimientos del estándar de referencia en base a un muestreo de evidencias. Este muestreo se fundamentará en una selección de evidencias aleatorias, que permitirán al auditor alcanzar conclusiones sobre el grado de cumplimiento respecto a la cuestión auditada. El auditor podrá reunir la información que necesite por varias vías como pueden ser la revisión de los registros previos, hablando con los propios empleados, haciendo un análisis de los datos extraídos del proceso o bien a través de la observación directa del mismo proceso en funcionamiento.
Una vez finalizado el proceso de revisión y recopilación de información sobre el proceso objeto de la auditoría, se presentarán sus resultados, a través de un informe que se redactará de forma lógica, objetiva, imparcial y constructiva, poniendo de manifiesto las desviaciones encontradas. Se describirán los hechos o situaciones detectadas, de tal forma que se expongan las observaciones y/o hallazgos, de acuerdo con los objetivos planteados en la auditoría.
El seguimiento de los problemas encontrados, así como de las posibles mejoras sugeridas será vital para asegurar el éxito de la auditoría efectuada y, en última instancia, de la mejora continua del proceso en cuestión.
Importancia del papel del área de auditoría interna en una organización
Para el correcto funcionamiento de una empresa, se necesita personal que actúe para cumplir con los objetivos de una organización; sin embargo, también es importante la creación de un órgano responsable de verificar el cumplimiento de las operaciones (Auditoría interna) y la actuación del propio personal.
Por tal razón, la labor de vigilancia dentro de las organizaciones cada vez adquiere mayor importancia, ante la necesidad de proteger a las organizaciones de malas prácticas que pudieran cometerse en la administración de la empresa.
En consecuencia, si nuestra organización se encuentra certificada en alguna norma ISO, cobrará gran relevancia el papel de la auditoría interna en nuestra organización. Es importante que los auditores cuenten con determinadas cualidades y competencias técnicas, también lo es que cuenten con la formación adecuada. El auditor interno aportará el conocimiento necesario para lograr el éxito en la auditoria a través de la familiaridad con la norma de referencia, el conocimiento de la documentación de la organización y una perspectiva nueva e imparcial sobre los procesos. El auditado también aportará su experiencia contribuyendo a la identificación de oportunidades de mejora sobre el sistema.
Objetivos perseguidos dentro de la auditoría interna
Por lo tanto, podríamos concluir con que los objetivos principales de la auditoría interna serían tres:
- Verificar la conformidad con las normas aplicables.
- Verificar la conformidad con los procesos y procedimientos documentados.
- Identificar las oportunidades para mejorar los Sistemas de Gestión.
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