Logiciel de conformité juridique : qu’est-ce que c’est et comment il aide votre entreprise

Un logiciel de conformité juridique est un programme conçu pour gérer l’ensemble des actions et pratiques éthiques mises en œuvre dans une organisation pour détecter et traiter les risques juridiques. Le but ultime est de contrôler le bon respect des lois et règlements applicables dans le milieu des affaires afin d’éviter les sanctions et les non-conformités.

Également connue sous le nom de logiciel de gestion de la conformité, cette solution est conçue pour automatiser les tâches de gestion de la conformité, conformément à la norme ISO 37301 en vigueur. De cette façon, le technicien qui travaille avec le logiciel de conformité légale de l’entreprise peut effectuer des tâches de gestion de manière simple, avec un outil approprié pour évaluer leurs performances et avoir une vue complète de l’état du système de gestion et de l’entreprise.

ISO 37301 est la nouvelle norme internationale pour la conformité organisationnelle. Cette norme vise à fournir aux entreprises les lignes directrices nécessaires à l’établissement, à la mise en œuvre, à l’évaluation, au suivi et à la maintenance d’un système de gestion de la conformité qui garantisse son efficacité, sur la base des exigences qu’il exige, telles que, à titre d’exemple, les principes de bonne gouvernance et de transparence. Cette norme intègre des exigences dans les systèmes de gestion telles que :

• Identifier les obligations qui affectent les entreprises et l’évaluation des risques de leur non-conformité.
• Favoriser la formation du personnel, en faisant connaître la culture de la Compliance dans son sens le plus large.
• Favoriser l’engagement des managers, à travers des systèmes de contrôle adaptés.
• Augmenter la confiance des clients et de l’Administration, grâce à l’intégration d’un logiciel de conformité légale et à l’engagement de l’organisation à identifier les éventuelles non-conformités.

Avantages de la mise en œuvre d’un logiciel de conformité juridique

L’intégration d’un logiciel pour la conformité légale de l’entreprise présente des avantages, car il s’agit d’un investissement très utile pour différentes raisons :

• Tout d’abord, le logiciel permet d’avoir un meilleur contrôle de l’activité des zones de l’entreprise et de détecter les départements présentant le risque le plus élevé de non-conformité. De cette façon, la commission d’éventuels crimes et infractions est évitée et la responsabilité pénale de l’organisation est réduite.
• Il vous permet de localiser l’objet d’une non-conformité, ce qui vous aide à avoir le contrôle de ce qui se passe et à garantir un état de conformité adéquat.
• De plus, non seulement il identifie ces défauts, mais il prévient également les éventuelles fraudes et les responsabilités de l’entreprise .
• Il assure la traçabilité entre les risques détectés et les mesures de contrôle mises en œuvre dans l’entreprise en réponse.
• Grâce aux programmes de conformité légale, il est possible de surveiller l’ensemble du système et de mieux comprendre les actions entreprises dans l’entreprise.
• Le logiciel permet d’intégrer différentes normes de conformité légale dans le même programme, de sorte que ces informations sont disponibles pour les professionnels qui en ont besoin au même endroit.
• Il s’agit d’une solution à long terme, qui permet de réduire les coûts économiques et de gagner du temps en évitant les tâches mécaniques et fastidieuses du personnel en charge.
• Évitez les doublons d’informations en centralisant le tout pour gagner du temps dans la gestion.
• Un logiciel de conformité légale est également un facteur de différenciation pour les entreprises qui le composent, car il présente un grand intérêt pour les clients potentiels du secteur, ainsi que pour l’administration, générant une plus grande confiance et réduisant la commission d’éventuels crimes.

Considérations préliminaires avant l’installation d’un logiciel de conformité légale

Les organisations qui souhaitent disposer d’un logiciel de conformité juridique doivent s’engager à respecter des politiques anti-corruption et une culture de conformité. En d’autres termes, les dirigeants de l’entreprise doivent être conscients de la conformité légale et la transmettre au reste des travailleurs.

Les informations fournies au logiciel de conformité légale doivent être claires, complètes, concises et accessibles à tous les employés. Ces données doivent être mises à jour et les procédures doivent détailler les responsabilités, les contrôles internes, les audits et les sanctions en cas d’éventuelles infractions.

En outre, il est important que les fonctions de supervision et de conformité légale soient attribuées aux personnes responsables de l’entreprise ou à des tiers, s’il est décidé d’externaliser le service.

Comment savoir si un logiciel de gestion de la conformité est efficace ?

Pour qu’un logiciel de conformité légale soit efficace, il doit lui fournir un maximum d’informations sur l’entreprise et tous ses domaines. Toutes ces données seront traitées par le logiciel de gestion de la conformité afin de pouvoir les gérer et les rendre disponibles à tout moment. L’efficacité du logiciel est également mesurée par d’autres fonctionnalités, telles qu’un rapport complet des résultats et la possibilité de les personnaliser, qui permettent d’optimiser les tâches de détection des violations et de prise de décision ultérieure.

Comment GlobalSuite® peut-il vous aider ?

Chez GlobalSuite Solutions, nous proposons notre logiciel de gestion de la conformité afin d’optimiser la gestion de votre système de conformité d’entreprise, à travers le suivi et l’évaluation du degré d’efficacité de votre programme de conformité. Nous travaillons conformément à la norme ISO 37301 et intégrons des outils utiles tels qu’un canal de dénonciation pour comprendre les violations internes potentielles de votre organisation.

• Évaluez la conformité de votre organisation, extrayez un rapport actualisé et un plan d’adéquation collaboratif.
• Il traite les risques, dans le cadre d’une analyse préalable, avec la possibilité d’en effectuer une évaluation avec une méthodologie d’analyse et des tableaux de bord automatiques.
• Gérez les audits, les non-conformités et les actions correctives à partir de la même plateforme avec des flux de travail configurables.

De plus, nous proposons des services de conseil et d’audit spécialisés dans le respect de la norme ISO 37301. Votre organisation sera accompagnée par nos professionnels afin que vous puissiez implanter, auditer et former votre entreprise quel que soit le secteur professionnel auquel elle appartient. Un service de solutions de conformité avec plus de 15 ans d’expérience.