Ein KI-Inventar ist die Liste aller KI-Systeme, die eine Organisation nutzt oder entwickelt: mit Zweckbestimmung, verantwortlicher Person, verarbeiteten Daten, der Rolle des Unternehmens beim jeweiligen System und der Risikostufe nach der KI-Verordnung (AI Act). Es ist der Ausgangspunkt jedes Compliance-Programms für den AI Act oder für ISO/IEC 42001. Ohne Inventar lässt sich nicht sagen, welche Systeme Hochrisiko-KI-Systeme sind und welche Pflichten greifen.
Das Wort „Inventar“ kommt in der Verordnung nicht vor, aber jede ihrer Pflichten setzt voraus, dass man weiß, welche Systeme es gibt. Schwierig ist dabei weniger das Ausfüllen der Liste als das Aufspüren dessen, was darin fehlt.
Was als KI-System gilt
Artikel 3 Nummer 1 der Verordnung (EU) 2024/1689 definiert ein KI-System als maschinengestütztes System, das mit einem gewissen Grad an Autonomie arbeitet und aus den erhaltenen Eingaben ableitet, wie es Ergebnisse wie Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen erzeugt. Das Wort, das KI von herkömmlicher Software trennt, ist „ableiten“. Eine Tabellenkalkulation mit festen Formeln ist kein KI-System; ein Modell, das aus Daten lernt, um Kunden zu bewerten, schon.
Die Kommission hat im Februar 2025 Leitlinien zur Definition des KI-Systems veröffentlicht, mit Beispielen dafür, was darunter fällt und was nicht. Im Zweifel nehmen wir das System ins Inventar auf und dokumentieren, warum es ausgeschlossen wird. Ein begründeter Ausschluss lässt sich leichter vertreten als die Frage, warum ein System nie auf der Liste stand.
Wo die KI steckt, die niemand gemeldet hat
Fragt man die Fachbereiche nur, welche KI sie einsetzen, kommen meist die eigenen Projekte und der Chat-Assistent zur Sprache, den das Unternehmen gekauft hat. Der Rest taucht nicht auf, weil ihn niemand als „KI-System“ wahrnimmt:
Um sie zu finden, würden wir drei Quellen kombinieren, statt sich allein auf einen Fragebogen zu verlassen:
- Verträge und Einkauf. Softwareverträge und Ausgaben für Abonnements nach KI-Funktionen durchsehen. Das ist die verlässlichste Quelle, denn alles, was bezahlt wird, hinterlässt Spuren.
- Ein kurzer Fragebogen pro Fachbereich. Fünf oder sechs Fragen zu Tools, mit denen entschieden, klassifiziert oder Inhalte erzeugt werden, mit konkreten Beispielen. Offene Fragen („Nutzen Sie KI?“) liefern leere Antworten.
- Technische Protokolle. Die IT sieht im Proxy oder im Single Sign-on, welche KI-Dienste aus dem Firmennetz genutzt werden.
Welche Angaben zu jedem System gehören
Ein brauchbares Inventar ist keine Namensliste. Zu jedem System gehören mindestens:
| Angabe | Wozu sie dient |
|---|---|
| Name, Zweck und Fachbereich | Was das System tut und in welchem Prozess. Der Zweck entscheidet, ob es ein Hochrisiko-KI-System ist. |
| Verantwortliche Person | Ein Mensch mit Namen, keine Abteilung. |
| Anbieter oder Eigenentwicklung | Bei wem Sie Unterlagen anfordern und wer wofür einsteht. |
| Rolle des Unternehmens | Anbieter, Betreiber, Einführer oder Händler. Jede Rolle hat andere Pflichten. |
| Verwendete Daten | Bei personenbezogenen Daten mit dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO verknüpfen. |
| Betroffene Personen | Kunden, Beschäftigte, Bewerber, Bürger. Das wirkt sich auf das Risiko und auf die FRIA aus. |
| Risikostufe und Begründung | Verboten, hoch, begrenzt oder minimal, mit dem Artikel oder der Nummer aus Anhang III, die das begründet. |
| Status | Pilot, Produktion oder außer Betrieb. Ein Pilot, den niemand abschaltet, landet irgendwann in der Produktion. |
Die Rolle des Unternehmens verdient einen Hinweis. Wer ein System kauft, ist in der Regel Betreiber und hat die Pflichten aus Artikel 26. Nach Artikel 25 übernimmt er aber die Pflichten eines Anbieters, wenn er das System unter eigenem Namen vertreibt, es wesentlich verändert oder für einen Hochrisiko-Zweck einsetzt, den der Anbieter nicht vorgesehen hat. Das passiert leicht, ohne dass es jemand merkt, und im Inventar wird es sichtbar.
Wie wir das Inventar aktuell halten würden
Ein einmal erstelltes Inventar ist nach wenigen Monaten veraltet, weil jedes Quartal neue KI-Funktionen in Tools auftauchen, die längst im Einsatz sind. Was wir tun würden:
- Die Frage „Enthält das KI?“ in den Softwareeinkauf und in die Projektanlage aufnehmen, damit neue Systeme automatisch erfasst werden.
- Das gesamte Inventar mindestens einmal im Jahr prüfen und jedes Mal, wenn sich der Zweck eines Systems ändert.
- Vom Anbieter jedes Systems die Unterlagen anfordern, die die Verordnung von ihm verlangt, vor allem die Betriebsanleitung, und sie beim jeweiligen Systemeintrag ablegen.
- Jedes System mit seinen Risiken und Kontrollen verknüpfen und, wenn es ein Hochrisiko-KI-System ist, mit seiner Grundrechte-Folgenabschätzung.
In GlobalSuite® AI Governance enthält das Inventar bereits die Risikostufen des AI Act, und jedes System durchläuft einen Klassifizierungsfragebogen. Vom Systemeintrag aus werden Risiken, Anforderungen und Vorfälle verknüpft. So ist das Inventar keine separate Liste, sondern die Grundlage für alles Weitere.
Bis wann das alles stehen muss, steht im Zeitplan des AI Act nach dem digitalen Omnibus zur KI.
