L’épidémie de coronavirus met les entreprises espagnoles en échec
Le 11 mars, l’Organisation mondiale de la santé a élevé la situation d’urgence de santé publique causée par le virus COVID-19 au niveau d’une pandémie internationale. Trois jours plus tard, le gouvernement espagnol a déclaré l’état d’alerte pour empêcher la propagation du virus au sein de la population. Telle est la situation exceptionnelle dans laquelle nous nous trouvons.
Bien sûr, les entreprises ne sont pas inconscientes des conséquences de cette pandémie. Le coronavirus met à l’épreuve la résilience et la résilience de nos entreprises, tant des PME que des micro-PME, ainsi que des grandes entreprises du pays ; Cependant, les décisions et initiatives prises varient en fonction de l’activité et du secteur dans lequel nous nous trouvons.
Que font les entreprises pour maintenir la continuité de leurs activités ?
Toutes les actions doivent viser à préserver les objectifs premiers de toute entité dans cette situation : préserver la santé des personnes qui travaillent dans l’entreprise, préserver la continuité de ses activités, de ses services et de ses produits.
On s’attend à ce que les entreprises ayant une culture en matière d’évaluation et de traitement des risques, de gestion de crise et de continuité des activités soient mieux préparées à ce type de scénario et aient donc été en mesure de réagir plus rapidement et plus efficacement que les entités qui ne disposent pas de ces outils de gestion.
Nous parlerons ci-dessous des différentes mesures prises par les entreprises espagnoles, bien que l’application de ces actions dépende dans une large mesure des activités et des ressources dont dispose chaque entité :
Mesures d’hygiène
Sur la base des recommandations du ministère de la Santé, ces mesures visent à limiter les vecteurs de transmission au sein de l’organisation. Plus précisément, la nécessité de se laver les mains fréquemment pendant la journée de travail, évitez autant que possible de vous toucher les yeux, le nez et la bouche directement avec vos mains ; Lorsque vous toussez ou éternuez, couvrez-vous la bouche et le nez avec un mouchoir jetable ou, à défaut, avec l’intérieur de votre coude, gardez une distance minimale de 1,5 mètre entre les collègues et évitez tout contact physique.
En ce qui concerne les initiatives liées aux objets et à l’installation, une bonne pratique sera d’éviter le partage de fournitures de bureau entre personnes. Dans les activités où il est nécessaire de partager des outils de travail et des outils, dans la mesure du possible, des gants doivent être utilisés pendant la manipulation et les instruments de travail doivent être désinfectés avant et après chaque utilisation.
Depuis plusieurs jours, certaines entreprises ont commencé à distribuer des gels désinfectants et des masques aux travailleurs qui pourraient être plus exposés au virus. De même, une initiative assez répandue a consisté à augmenter les services de nettoyage pour assurer la désinfection périodique des surfaces de contact.
Mesures opérationnelles et de mobilité
Si les mesures d’hygiène sont d’une importance vitale pour limiter la propagation du coronavirus, des mesures supplémentaires sont nécessaires dans un environnement de travail, car la journée se passe parfois dans des espaces clos et avec un grand nombre de personnes à proximité.
L’une des mesures les plus recommandées pour les entreprises est la mise en place des ressources nécessaires pour que le personnel, dont les fonctions peuvent être exercées à distance, puisse travailler à domicile sans affecter le niveau de leurs activités. Evidemment, pour de nombreux postes opérationnels il ne sera pas possible d’effectuer du télétravail mais une bonne partie des services corporatifs, comme les départements Finance, Technologies de l’information ou Ressources Humaines, pourront travailler de chez eux, sans baisser le niveau de service. Il est à noter que, selon les données de l’INE, seuls 7,5 % des personnes employées font du télétravail occasionnel.
Il est également recommandé d’annuler toutes les réunions en personne et de les remplacer, si possible, par des réunions par voie télématique. Les salles à manger peuvent également être une source de transmission, les mesures appropriées doivent donc être prises.
En ce qui concerne l’organisation du travail opérationnel, la situation peut conduire à des changements dans les quarts de travail, en évitant le contact entre les personnes de différents quarts de travail ou même en évitant le contact total entre le personnel critique de l’entreprise et le reste des personnes.
Chaîne logistique
Une partie cruciale de certaines entreprises correspond aux activités exercées par du personnel externe. Dans ces cas, une communication régulière doit être effectuée avec les fournisseurs, afin d’assurer un approvisionnement et des niveaux de service minimums, encore plus en ces temps de crise. Les entreprises ayant des accords de niveau de service (SLA) bénéficieront d’une plus grande sécurité pour garantir des services d’approvisionnement minimum par rapport aux autres entreprises qui n’ont pas ces accords.
D’autre part, le personnel sous-traitant opérant dans nos installations doit être informé des mesures à prendre au même titre que le personnel interne et doit être doté des moyens nécessaires en matière de sécurité et d’hygiène.
Communication et gestion de crise
Les initiatives de communication sont d’une grande importance pour informer et sensibiliser les gens aux mesures à suivre et à la maladie, en favorisant la détection précoce d’une éventuelle contagion. Une bonne pratique sera d’étendre les recommandations au personnel pour leur vie domestique.
La communication au personnel doit être effectuée selon les canaux définis et doit être bidirectionnelle, en veillant à ce que les personnes puissent résoudre leurs doutes et fournir des informations pertinentes (telles que les symptômes ou une éventuelle exposition au virus). Bien entendu, les informations doivent être mises à jour régulièrement sur la base de sources officielles et transmettre un message de réassurance, malgré l’état exceptionnel dans lequel se trouve l’organisation, pour éviter qu’une panique généralisée ne s’enclenche.
En cas d’infection confirmée, les travailleurs du même service et ceux qui peuvent avoir un contact régulier avec la personne infectée doivent être informés de ne pas se rendre au travail jusqu’à nouvel ordre.
Les entreprises familiarisées avec la continuité d’activité disposent de structures organisationnelles pour agir dans ces scénarios. C’est le cas du comité de crise, qui sera composé de décideurs disposant des connaissances et de l’autorité nécessaires à la prise de décision. En période d’état de crise, ce comité devrait se réunir (de préférence à distance) au moins une fois par jour pour évaluer les changements, s’informer sur la disponibilité du personnel, le service des fournisseurs, les livraisons aux clients, etc.
Les enjeux annexes à prendre en compte lors de la gestion de la pandémie
Bien que nous soyons confrontés à une situation exceptionnelle, l’entreprise ne doit pas oublier ses obligations envers ses travailleurs, qui peuvent être indirectement lésés lors d’un scénario de ces caractéristiques.
Par exemple, les responsables de l’organisation doivent se rappeler que, selon le Règlement général sur la protection des données (RGPD), les données médicales sont considérées comme des données sensibles de nature personnelle et, bien que le Règlement établisse que le traitement de ces données spéciales, sans le consentement de la personne concernée, peut être nécessaire pour des raisons d’intérêt public, ce traitement doit faire l’objet de mesures appropriées et spécifiques afin de protéger les droits et libertés de personnes.
D’autre part, si la décision est prise de télétravailler, l’entreprise doit fournir les ressources nécessaires pour que les personnes puissent exercer leurs fonctions aussi normalement que possible depuis la sphère domestique, et des exigences adéquates doivent être assurées pour maintenir la sécurité de l’information et éviter un éventuel incident lié aux données confidentielles. Dans tous les cas, il convient de garder à l’esprit que le télétravail est une mesure facultative qui doit toujours être convenue entre l’entreprise et le travailleur.
Il existe également des entités qui, en raison de leur activité, ont l’obligation légale de fournir des informations à certains organismes de réglementation. Ce serait par exemple le cas des Infrastructures Critiques, qui doivent signaler tout incident éventuel susceptible de compromettre l’intégrité de leurs activités et des personnes qui les réalisent.
Conclusion
Comme on peut le constater, il existe différentes initiatives qu’une entreprise peut anticiper pour faire face aux épidémies mondiales, comme celle que nous vivons avec le coronavirus COVID-19. Une organisation qui a mis en place des processus efficaces de continuité des activités sera correctement préparée, non seulement aux scénarios épidémiques tels que celui que nous vivons, mais aussi à d’autres scénarios de crise et de catastrophe, tels que les accidents, les incendies, les intempéries, les cyberattaques, le sabotage, le terrorisme, etc.
Il est clair que nous sommes confrontés à un scénario exceptionnel, qui portera un coup sévère à l’économie mondiale. Le temps nous dira si les entreprises sont vraiment prêtes à assurer la continuité de leurs activités face à une pandémie.
