Audit interne d’un système de management en entreprise
Un audit interne est un processus qui consiste à vérifier et/ou à valider la conformité d’une activité telle que prévue et aux directives stipulées. Le but d’un audit est de diagnostiquer ; identifier les activités qui sont menées comme prévu/défini ou pour identifier le degré de conformité, selon les critères, des normes dans lesquelles une entreprise peut être certifiée ou dans lesquelles elle a l’intention d’être certifiée à l’avenir.
Principales phases d’un audit et fonctions d’un auditeur interne
Un auditeur interne doit prendre en charge plusieurs fonctions. On peut distinguer deux types de fonctions au sein du processus d’audit : le pré-audit et le pendant l’audit.
Avant l’audit, un plan sera élaboré, documentant les procédures que l’auditeur suivra, afin de valider que l’organisation est conforme aux points de référence. Le cadre devrait expliquer les objectifs de l’audit, sa portée et son échéancier. Le plan d’audit doit contenir au moins les informations suivantes :
- Objectifs de l’audit.
- Documents et critères de référence.
- Portée.
- Points à auditer
- Lieux où l’audit est effectué.
- Dates, heure et durée des activités.
- Responsabilités et rôles des membres de l’équipe d’audit.
- Ressources utilisées.
Dans le cas où l’audit sera réalisé par plus d’une personne, le vérificateur en chef sera chargé de coordonner l’ensemble des activités réalisées lors de l’audit du système de gestion. Le reste des auditeurs sera chargé de suivre la méthodologie définie par l’auditeur en chef, de vérifier que le système de gestion est conforme aux exigences établies dans les normes de référence, de noter les constatations de non-conformité et de les communiquer à l’entité auditée.
Tout d’abord, vous devrez contacter les entités auditées afin de confirmer leur disponibilité pour réaliser l’audit. Une fois que la ou les dates auxquelles l’audit sera effectué auront été confirmées, une réunion de présentation aura lieu, au cours de laquelle le plan d’audit, le calendrier et les objectifs de l’audit seront confirmés.
Par la suite, l’audit aurait lieu et analyserait si les exigences de la norme de référence sont respectées sur la base d’un échantillon d’éléments probants. Cet échantillonnage sera fondé sur une sélection d’éléments probants aléatoires, ce qui permettra à l’auditeur de tirer des conclusions sur le degré de conformité à l’égard de la question auditée. L’auditeur sera en mesure de recueillir les informations dont il a besoin de différentes manières , par exemple en examinant les enregistrements précédents, en parlant aux employés eux-mêmes, en analysant les données extraites du processus ou en observant directement le processus lui-même en fonctionnement.
Une fois le processus d’examen et de compilation de l’information sur le processus faisant l’objet de l’audit terminé, ses résultats seront présentés, par le biais d’un rapport qui sera rédigé de manière logique, objective, impartiale et constructive, mettant en évidence les écarts constatés. Les faits ou situations détectés seront décrits, de manière à ce que les observations et/ou les constatations soient présentées, conformément aux objectifs fixés dans l’audit.
Le suivi des problèmes constatés, ainsi que des éventuelles améliorations suggérées, sera essentiel pour assurer le succès de l’audit réalisé et, in fine, l’amélioration continue du processus en question.
Importance du rôle du domaine de l’audit interne dans une organisation
Pour le bon fonctionnement d’une entreprise, le personnel est nécessaire pour agir afin de répondre aux objectifs d’une organisation ; Cependant, il est également important de créer un organe chargé de vérifier le respect des opérations (audit interne) et les performances du personnel lui-même.
Pour cette raison, le travail de surveillance au sein des organisations devient de plus en plus important, compte tenu de la nécessité de protéger les organisations des mauvaises pratiques qui pourraient être commises dans l’administration de l’entreprise.
Par conséquent, si notre organisation est certifiée selon une norme ISO, le rôle de l’audit interne dans notre organisation deviendra très pertinent. Il est important que les auditeurs aient certaines qualités et compétences techniques, ainsi que la formation appropriée. L’auditeur interne apportera les connaissances nécessaires à la réussite de l’audit grâce à sa familiarité avec la norme de référence, sa connaissance de la documentation de l’organisation et une nouvelle perspective impartiale sur les processus. L’entité auditée apportera également son expérience en contribuant à l’identification des possibilités d’amélioration du système.
Objectifs poursuivis dans le cadre de l’audit interne
Par conséquent, nous pourrions conclure que les principaux objectifs de l’audit interne seraient triples :
- Vérifier la conformité aux normes applicables.
- Vérifier la conformité avec les processus et procédures documentés.
- Identifier les possibilités d’amélioration des systèmes de gestion.
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