Bei GlobalSuite Solutions veröffentlichen wir alle paar Wochen Verbesserungen an der Plattform. Das sind nicht immer große Ankündigungen: Oft sind es konkrete Änderungen, die den Teams für Risiko, Sicherheit, Compliance und Kontinuität im Alltag manuelle Arbeit abnehmen.
Diese Auslieferung von Quantum — der Produktphase, die darauf ausgerichtet ist, GlobalSuite® moderner, intelligenter und proaktiver zu machen — bringt drei Neuerungen, die eine gemeinsame Idee teilen: weniger manuelle Schritte und mehr nutzbare Informationen.
Verknüpfte externe Dateien
Verknüpfen Sie Dokumente aus SharePoint, OneDrive oder Google Drive, ohne sie innerhalb von GlobalSuite® zu duplizieren.
Ihre Marke in der Oberfläche
Wenden Sie Ihre Corporate Colors auf die gesamte Plattform an, mit validiertem Kontrast gemäß WCAG 2.2 AA.
ERC-Massenberichte
Exportieren Sie eine vollständige Inventarliste oder den gesamten Umfang einer Risikoanalyse nach Word oder Excel.
Dokumentenmanager: Verknüpfen Sie Dateien aus SharePoint, OneDrive und Google Drive
Der Dokumentenmanager ermöglicht jetzt, externe Dateien über ihre URL zu verknüpfen. Wenn ein Dokument bereits in Ihrem Corporate Repository liegt, verknüpfen Sie es und es verhält sich wie ein eigenes Dokument in GlobalSuite®: ohne eine Kopie hochzuladen und ohne doppelte Pflege.
Bisher musste ein Dokument aus dem Repository des Kunden, das in GlobalSuite® genutzt werden sollte, dupliziert werden. Mit der Zeit driften Kopie und Original auseinander: veraltete Versionen, Inkonsistenzen und die Frage, welche die richtige ist. Durch das Verknüpfen der Datei behalten Sie eine einzige Quelle der Wahrheit.
SharePoint
Dokumentbibliotheken und Teamwebsites in Microsoft SharePoint.
OneDrive
Persönliche oder Teamdateien, die in Microsoft OneDrive gehostet werden.
Google Drive
Dokumente und Ordner aus dem Corporate Google Drive.
Andere Quellen
Jede andere URL, für Repositories oder Content-Management-Systeme, die nicht in der Liste enthalten sind.
Die unterstützten Quellen werden pro Unternehmen unter Einstellungen > Allgemeine Konfiguration > Konfiguration Dokumentenmanager aktiviert. Die neue Option Externe Datei verknüpfen erscheint im Menü Neu des Dokumentenmanagers für Benutzer mit Berechtigung zum Erstellen von Dokumenten.
Die verknüpfte Datei verhält sich wie eine eigene
- Sie wird in die Ordnerstruktur integriert und respektiert die Berechtigungen von GlobalSuite®.
- Sie nimmt an den dokumentenbezogenen Workflows für Genehmigung und Ablehnung teil.
- Sie wird mit Nachweisen, Plänen und dem restlichen Produkt verknüpft – genau wie ein hochgeladenes Dokument.
- Sie zeigt das Symbol ihrer Quelle an und unterstützt Tags, Favoriten und Papierkorb.
- Vorschau und Öffnen erfolgen in einem neuen Browser-Tab.
- Sie wird im Log protokolliert und in die Unternehmenssicherung aufgenommen.
Ein einziges aktuelles Dokument
Das Original bleibt im Corporate Repository und GlobalSuite® verweist darauf. Es gibt nichts zu synchronisieren.
Governance in GlobalSuite®
Berechtigungen, Workflows und Verknüpfungen werden im Tool verwaltet, ohne von den Berechtigungen des externen Systems abhängig zu sein.
Weniger veraltete Versionen
Die doppelte Pflege entfällt – und damit das Risiko, mit einer alten Kopie zu arbeiten.
Ihre Marke in der Oberfläche: Personalisierung mit Corporate Colors
GlobalSuite® ermöglichte bereits das Hochladen Ihres Logos. Jetzt können Sie auch die Farben der Oberfläche an Ihr Corporate Design anpassen, und die Plattform passt die Textfarben automatisch an, um Kontrast und Lesbarkeit zu gewährleisten.
Logo und Farben werden im neuen Tab Personalisieren zusammengeführt (Einstellungen > Allgemeine Konfiguration > Personalisieren). Das resultierende Theme wird unternehmensweit auf die gesamte Oberfläche angewendet: Menüs, Module und Komponenten.
Definieren Sie Ihre Farben
Primärfarbe und Sekundärfarbe, mit visuellem Picker oder Hexadezimalwert. Das Logo wird am selben Ort konfiguriert.
Der Rest ergibt sich automatisch
Die Plattform leitet Hover-, Fokus-, Ausgewählt-, Menütext- und CTA-Farben automatisch aus den Basisfarben ab.
Prüfen Sie den Kontrast
WCAG-2.2-AA-Barrierefreiheitsvalidierung in Echtzeit, mit der Aktion Korrigieren, die nicht konforme Kombinationen anpasst.
Vorschau und speichern
Echtzeit-Vorschau der Komponenten vor dem Speichern, mit Marke speichern und Standardfarben wiederherstellen jederzeit griffbereit.
Die Personalisierung der Oberfläche sollte nicht auf Kosten der Lesbarkeit gehen. Deshalb wird der Kontrast automatisch berechnet und gegen WCAG 2.2 AA validiert: Jedes Unternehmen konfiguriert seine visuelle Identität direkt im Produkt, ohne individuelle Entwicklungen und ohne unlesbare Texte.
Vollständige Berichte zu Elementen, Risiken und Kontrollen
Die Berichte zu Elementen, Risiken und Kontrollen sind nicht mehr auf ein einzelnes Element beschränkt. Jetzt können Sie alle sichtbaren Informationen in einem Schritt exportieren – in den Inventar- und Risikoanalyse-Listen, mit dem vollständigen Umfang einer Analyse und unter Beibehaltung derselben Felder und Variablen, die Sie bereits konfiguriert hatten.
Vorher
- Ein Bericht pro Element, einzeln heruntergeladen.
- Den Umfang einer Analyse manuell konsolidieren, außerhalb des Tools.
- Dieselbe Arbeit jedes Mal wiederholen, wenn sich das Inventar änderte.
- Ohne Excel-Ausgabe, um die Daten anschließend weiterzuverarbeiten.
Jetzt
- Ein einziger Bericht mit allen Elementen der Liste oder der Analyse.
- Vollständiger Umfang der Risikoanalyse in einem einzigen Export.
- Wiederverwendbare Vorlagen, einmalig in den Einstellungen konfiguriert.
- Ausgabe in Word und in Excel – je nachdem, was Sie anschließend benötigen.
Unter Einstellungen > Vorlagen > Berichte enthält die Option Vorlage herunterladen vordefinierte Word- und Excel-Vorlagen für die Liste der Elemente, Risiken und Kontrollen sowie für diejenigen, die den NRA überschreiten. Sie laden die Basis herunter, passen Überschriften und Variablen an Ihr Format an und laden sie wieder hoch: Sie müssen das Dokument nicht von Grund auf neu erstellen.
Was jedes Profil gewinnt
Die drei Neuerungen betreffen unterschiedliche Punkte der täglichen Arbeit. Das ändert sich – je nachdem, aus welcher Perspektive Sie auf die Plattform schauen:
Richtlinien und Nachweise ohne lose Kopien
Sie verknüpfen die Dokumente, die bereits im Corporate Repository liegen, und müssen keine unkontrollierten Duplikate mehr pflegen.
Der Umfangsbericht in einem Export
Sie laden in Word alle Informationen einer vollständigen Analyse herunter, ohne das Dokument durch das Zusammenführen von Element-für-Element-Downloads zu erstellen.
Die Shortlist zum Priorisieren
Sie exportieren in Excel, was den NRA überschreitet, und bearbeiten den Behandlungsplan auf Basis von Daten – nicht auf Basis von Screenshots.
Nachweis, der für sich steht
Ein einziges aktuelles Dokument, mit sichtbarer Quelle und Protokollierung im Log. Weniger Fragen dazu, welche Version geprüft wurde.
Konfiguration ohne Entwicklungen
Sie aktivieren pro Unternehmen die unterstützten Quellen und definieren das visuelle Theme direkt im Produkt – ohne maßgeschneiderte Anpassungen anzufordern.
Ein Tool, das sich wie das eigene anfühlt
Die Plattform erscheint in den Farben und mit dem Logo des Unternehmens – das unterstützt die interne Akzeptanz im Team.
Was sich in Ihrem Alltag ändert
Ohne in die Konfiguration zu gehen: So macht sich der Unterschied in Situationen bemerkbar, die sich jede Woche wiederholen:
| Situation | Vorher | Jetzt |
|---|---|---|
| Eine freigegebene Verfahrensanweisung liegt in SharePoint | Sie haben eine Kopie in GlobalSuite® hochgeladen und beide gepflegt. | Sie verknüpfen sie einmal, und das Original bleibt das einzige gültige. |
| Die Dokumentversion im Repository ändert sich | Sie mussten daran denken, es wieder ins Tool hochzuladen. | Es gibt nichts zu tun: Der Link verweist immer auf das aktuelle Dokument. |
| Sie müssen den Bericht einer Risikoanalyse erstellen | Ein Bericht pro Element und manuelle Konsolidierung außerhalb des Tools. | Ein einziger Export mit dem vollständigen Umfang, in Word oder in Excel. |
| Sie benötigen die Daten in einer Tabellenkalkulation | Es gab keine Excel-Ausgabe: Man hat es manuell kopiert. | Sie exportieren die Liste nach Excel und arbeiten direkt damit. |
| Ein neuer Benutzer kommt auf die Plattform | Eine generische Oberfläche, die nicht wie seine übrigen Tools aussah. | Die Farben und das Logo Ihres Unternehmens vom ersten Login an. |
Die Entwicklung von Quantum geht weiter
GlobalSuite® ist eine lebendige Plattform: Jede Auslieferung bringt Verbesserungen, Funktionen und neue Bereiche – basierend auf dem, was uns mehr als 2.000 Organisationen in über 30 Ländern anfragen. Sie erhalten kein geschlossenes Produkt, sondern eine Lösung, die sich mit Ihrer Organisation und mit dem Markt weiterentwickelt.
Häufig gestellte Fragen
Wenn ich eine externe Datei verknüpfe, bin ich dann von den Berechtigungen in SharePoint oder Google Drive abhängig?
Die Governance des Dokuments innerhalb des Tools — Berechtigungen, Genehmigungs-Workflows, Verknüpfungen zu Nachweisen und Plänen — wird in GlobalSuite® verwaltet. Die Datei bleibt in Ihrem Corporate Repository, das beim Öffnen weiterhin seine eigene Zugriffskontrolle durchsetzt.
Welche Quellen kann ich verknüpfen und wer aktiviert sie?
Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Google Drive und Andere (freie URL, für jedes andere Repository oder Content-Management-System). Die unterstützten Quellen werden pro Unternehmen unter Einstellungen > Allgemeine Konfiguration > Konfiguration Dokumentenmanager konfiguriert, und die Option zum Verknüpfen erscheint nur für Benutzer mit Berechtigung zum Erstellen von Dokumenten.
Können Corporate Colors Texte unlesbar machen?
Nein. Die WCAG-2.2-AA-Validierung erfolgt in Echtzeit, und die Aktion Korrigieren passt nicht konforme Kombinationen automatisch an. Außerdem haben Sie eine Vorschau vor dem Speichern und die Option, die Standardfarben wiederherzustellen.
Muss ich meine aktuellen Berichtsvorlagen neu erstellen?
Nein. Die Vorlagen für den Massenexport behalten dieselben Felder und Variablen bei, die Sie bereits in den Berichten für ein einzelnes Element verwendet haben. Sie können Ihre bestehenden weiter nutzen und die neuen hinzufügen, wann immer Sie eine vollständige Liste exportieren möchten.
Was ist der NRA und warum gibt es eine spezielle Vorlage?
Der NRA ist das akzeptable Risikoniveau, das Ihre Organisation definiert. Die Vorlage überschreiten NRA exportiert nur die Elemente, Risiken und Kontrollen, die über diesem Schwellenwert liegen: die Shortlist, über die eine Behandlung entschieden werden muss.
Wie greife ich auf diese Neuerungen zu?
Die Verbesserungen werden auf der Plattform ausgerollt. Die Verfügbarkeit jeder Funktion hängt vom gebuchten Lizenzierungsniveau und von der Konfiguration Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie unser Team – wir beraten Sie unverbindlich.
Sollen wir Ihnen diese Neuerungen in Ihrem eigenen GRC zeigen?
In einer personalisierten Demo zeigen wir Ihnen, wie sie in Ihre Organisation passen würden: welche Bereiche Sie zuerst abdecken, welche manuelle Arbeit entfällt und welchen Return Sie erwarten können.
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