Bei GlobalSuite Solutions sind wir überzeugt, dass eine gute GRC-Software niemals fertig ist. Während sich Risiken, Vorschriften und Bedrohungen weiterentwickeln, entwickelt sich auch unsere Plattform weiter. Deshalb vertrauen mehr als 2.000 Organisationen in über 30 Ländern auf GlobalSuite®, um ihre Bereiche Risiken, Sicherheit, Compliance, Kontinuität, Audit, Datenschutz, TPRM und ESG über ein einziges Tool zu verwalten.
Heute gehen wir mit Quantum einen weiteren Schritt in dieser Entwicklung – der neuen Produktphase, die darauf ausgerichtet ist, die Plattform moderner, intelligenter und proaktiver zu gestalten. Nach den Fortschritten bei Dokumentenmanagement, Inventar, Compliance und künstlicher Intelligenz kommt nun Automatisierungen: eine übergreifende Funktion, die verändern wird, wie Ihr Team im Alltag arbeitet.
Das Ziel ist einfach: von der Erfassung von Informationen zum automatischen Handeln übergehen, bei vollständiger Nachvollziehbarkeit jeder Entscheidung.
Der Arbeitsalltag Ihres GRC-Teams ohne repetitive Aufgaben
Auch wenn Sie über eine gute GRC-Software verfügen, gibt es Aufgaben, die jede Woche Stunden in Anspruch nehmen: den Verantwortlichen benachrichtigen, wenn sich etwas Kritisches ändert, nach einer Änderung eine Umfrage starten, Kontrollen einzeln verknüpfen, mehrere Teams koordinieren, wenn dieselbe Änderung verschiedene Bereiche betrifft … Multiplizieren Sie diese Aufgaben mit allen Prozessen, Risiken und Lieferanten Ihrer Organisation und Sie verstehen, warum traditionelles GRC mehr Zeit beansprucht, als es sollte.
Automatisierungen wurde entwickelt, um Ihre Teams von vier wiederkehrenden Reibungspunkten zu befreien:
Weniger repetitive Arbeit
Ihr Team verliert keine Zeit mehr mit Benachrichtigungen, Umfragestarts und routinemäßigen Aktualisierungen.
Konsistente Prozesse
Derselbe Ablauf wird immer gleich ausgeführt, unabhängig davon, wer an diesem Tag verfügbar ist.
Vernetzte Bereiche
Eine Änderung im Bereich Risiken kann Aufgaben in der Kontinuität auslösen oder TPRM benachrichtigen, ohne E-Mail-Koordination.
Vollständige Transparenz
Jede automatische Aktion wird protokolliert: wer, wann und mit welchem Ergebnis. Audit ohne Aufwand.
Das Ergebnis ist ein proaktiveres GRC: Wenn sich etwas Relevantes in Ihrer Organisation ändert, reagiert GlobalSuite® automatisch und benachrichtigt die richtigen Personen. Ihr Team konzentriert sich auf das, was Mehrwert schafft, nicht darauf, Informationen von einem Ort zum anderen zu verschieben.
Funktionsweise: Auslöser, Bedingungen, Verzweigungen und Aktionen
Das Modul basiert auf einem visuellen Regeleditor, der für funktionale Benutzer konzipiert ist. Jede Automatisierung wird durch die Verkettung von vier einfachen Bausteinen erstellt, die Sie je nach dem zu automatisierenden Ablauf kombinieren:
Auslöser
Das Ereignis, das die Regel auslöst: die Erstellung oder Änderung eines Risikos, eines Prozesses, eines Lieferanten oder eines kritischen Assets.
Bedingungen
Filter, die Sie festlegen: „nur wenn das Risiko auf hoch steigt“, „nur wenn der Anbieter kritisch ist“, „nur wenn sich der Verantwortliche ändert“ …
Verzweigungen
Verschiedene Pfade innerhalb derselben Regel. Sie ermöglichen unterschiedliche Reaktionen, je nachdem, ob eine Bedingung erfüllt ist oder nicht.
Aktionen
Was GlobalSuite® für Sie erledigt: benachrichtigen, eine Umfrage starten, Kontrollen zuweisen, einen Aktionsplan eröffnen oder eine Auswirkungsanalyse erstellen.
Eine einzige Regel kann mehrere Bedingungen, Verzweigungen und Aktionen kombinieren, die in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge ausgeführt werden. Und um die Inbetriebnahme zu beschleunigen, enthält das Modul konfigurierbare Vorlagen mit den häufigsten Szenarien: Mit wenigen Klicks ist Ihre erste Automatisierung einsatzbereit.
Können Sie sich vorstellen, wie viele Stunden Ihr Team durch die Automatisierung dieser Abläufe einsparen würde?
Sprechen Sie mit einem GRC-Experten →Reale Szenarien: Was Ihr Team nicht mehr manuell erledigen muss
Der beste Weg, die Auswirkungen von Automatisierungen zu verstehen, besteht darin, zu sehen, was im Alltag keine manuelle Arbeit mehr ist. Dies sind einige der mehr als fünfzehn Szenarien, die vom ersten Tag an abgedeckt werden:
Sie legen einen neuen Lieferanten oder ein kritisches Asset an
GlobalSuite® verknüpft es automatisch mit seiner Risikoanalyse, ordnet die entsprechenden Bedrohungen und Kontrollen zu und benachrichtigt den Verantwortlichen. Was früher einen halben Nachmittag dauerte, geschieht jetzt in Sekunden.
Ein Risiko steigt und überschreitet die akzeptable Schwelle
Die Plattform erstellt einen Aktionsplan und schlägt die geeigneten Kontrollen aus dem Katalog vor, ohne auf die nächste monatliche Überprüfung zu warten.
Die Kritikalität eines Lieferanten ändert sich
Die entsprechende Bewertung wird automatisch gestartet und die Verantwortlichen werden benachrichtigt. Keine Erinnerungs-E-Mails, keine manuelle Nachverfolgung.
Ein wichtiger Geschäftsprozess wird geändert
GlobalSuite® löst die entsprechende Auswirkungsanalyse aus und sendet die Umfrage an den Verantwortlichen, um die Änderung im Kontinuitätsplan widerzuspiegeln.
Eine Umfrage aktualisiert die Auswirkungsanalyse
Die Informationen werden automatisch in die konsolidierte Ansicht übertragen und der Verantwortliche erhält die Benachrichtigung. Schluss mit manuellen Kopien zwischen Datensätzen.
Der Verantwortliche für ein Risiko ändert sich
Der neue Verantwortliche erhält sofort die Benachrichtigung und die gesamte Neuzuweisung wird mit ihrem Verlauf für zukünftige Audits protokolliert.
Und das sind nur die prioritären Fälle. Jeder wiederkehrende Ablauf in Ihrer Organisation ist ein Kandidat, um zu einer Automatisierung zu werden: Klassifizierungen, Überprüfungsstarts, Verknüpfungen zwischen ähnlichen Elementen, Koordination zwischen Bereichen … Wenn Sie es mehr als einmal tun, können Sie es wahrscheinlich automatisieren.
Automatisierung ja, aber mit vollständiger Kontrolle
Eine häufige Frage beim Thema Automatisierung im GRC ist: Was ist, wenn ich die Kontrolle darüber verliere, was passiert? Bei GlobalSuite® passiert das nicht. Jede Automatisierung verfügt über ein vollständiges Aktivitätsprotokoll, das dafür konzipiert ist, dass Ihr Team – und Ihr Auditor – jederzeit wissen, was die Plattform getan hat und warum:
- Wann jede Regel ausgelöst wurde und auf welches Element.
- Welche Bedingungen ausgewertet wurden und mit welchem Ergebnis.
- Welche Aktionen ausgeführt wurden und in welcher Reihenfolge.
- Ob es Fehler oder Vorfälle gab, mit allen Details zur Überprüfung.
Wenn eine Aktion fehlschlägt, bleiben die Hauptdaten intakt und der Vorfall wird zur Überprüfung protokolliert. Nichts geht verloren, alles ist auditierbar. So kombinieren Sie die Geschwindigkeit der Automatisierung mit der Sicherheit, die Ihr regulatorischer Rahmen erfordert.
Das Vorher und Nachher im Arbeitsalltag Ihres Teams
Wenn Ihre Organisation GRC noch mit Tabellenkalkulationen, E-Mails und unverbundenen Tools verwaltet oder wenn Ihre aktuelle Software Sie zwingt, sich mit jeder Änderung herumzuschlagen, ist dies der operative Sprung, den Sie sehen werden:
Vorher
- Manuelles Benachrichtigen bei jeder Änderung kritischer Daten.
- Manuelles Starten von Umfragen nach jeder Prozessänderung.
- Einzelnes Verknüpfen von Kontrollen aus dem Katalog.
- Koordination von Risiken und Kontinuität per E-Mail und Meetings.
- Manuelles Rekonstruieren des Verlaufs, wenn das Audit kommt.
Mit Automatisierungen
- Automatische Benachrichtigungen an den richtigen Verantwortlichen, sofort.
- Umfragen und Überprüfungen, die sich automatisch auslösen, wenn es fällig ist.
- Kontrollen werden blockweise gemäß den von Ihnen definierten Regeln zugeordnet.
- Bereiche ohne menschliches Eingreifen zwischen Modulen verbunden.
- Vollständiges und exportierbares Protokoll für Audits mit einem Klick.
Und außerdem ein Marketplace mit mehr als 275 Konnektoren
Automatisierungen kommt nicht allein. Diese Version erweitert auch den Integrations-Marketplace von GlobalSuite® um die Aufnahme von mehr als 275 zusätzlichen Konnektoren, damit sich die Plattform mit einem noch umfassenderen Ökosystem von Unternehmenstools, Sicherheitslösungen, Identitätssystemen, Datenbanken und SaaS-Anwendungen verbinden kann.
Der Marketplace deckt nun Bereiche wie Cybersicherheit und technologisches Risiko (Tenable, SecurityScorecard, SIEM), Identität und Zugriffsverwaltung (Entra ID, Active Directory, LDAP), Datenbanken, Cloud und Data Lake (Amazon S3, Azure Blob, BigQuery, Snowflake), ITSM und DevOps (Jira, ServiceNow, GitHub), Monitoring und Analytik (Datadog, CloudWatch), Unternehmensmessaging sowie erweiterte Such- und KI-Anwendungsfälle ab. Das Ergebnis: weniger maßgeschneiderte Entwicklungen, schnellere Inbetriebnahme und erweiterte Anwendungsfälle in TPRM, GRC, Audit, Cybersicherheit und Unternehmensberichterstattung.
Die Entwicklung von Quantum geht weiter
Das ist unsere Verpflichtung gegenüber jedem Kunden: GlobalSuite® ist eine lebendige Plattform. Jedes Quartal integrieren wir Verbesserungen, neue Funktionen und Bereiche. Sie erhalten kein Produkt, Sie erhalten eine Lösung, die sich mit Ihrer Organisation und dem Markt weiterentwickelt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist GlobalSuite® und an wen richtet es sich?
GlobalSuite® ist die GRC-Plattform (Governance, Risk & Compliance) von GlobalSuite Solutions, die von mehr als 2.000 Organisationen in über 30 Ländern genutzt wird. Sie ermöglicht die einheitliche Verwaltung von Risiken, Sicherheit, Compliance, Business Continuity, Audit, Datenschutz, Lieferantenmanagement und ESG über ein einziges Tool. Sie ist für mittlere und große Organisationen jeder Branche konzipiert, insbesondere für solche, die unter Frameworks wie ISO 27001, ISO 22301, ENS, NIS2, DORA oder DSGVO arbeiten.
Was bringt mir das Modul Automatisierungen konkret im Alltag?
Es erspart Ihnen die repetitive Arbeit, die im GRC am meisten Zeit kostet: Verantwortliche benachrichtigen, Umfragen starten, Kontrollen verknüpfen, Bereiche koordinieren … Wenn sich etwas Relevantes in Ihrer Organisation ändert, reagiert die Plattform automatisch und hält alles für das Audit nachvollziehbar fest. Das Ergebnis ist ein produktiveres Team, konsistentere Prozesse und weniger Raum für menschliche Fehler.
Wer in meinem Team kann Automatisierungen erstellen?
Automatisierungen ist für funktionale Benutzer konzipiert: Verantwortliche für Risiken, Compliance, Kontinuität oder Lieferantenmanagement können ihre eigenen Regeln über den visuellen Editor erstellen, indem sie Auslöser, Bedingungen, Verzweigungen und Aktionen verketten. Die Plattform enthält konfigurierbare Vorlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um die Inbetriebnahme zu beschleunigen.
Wie lange dauert die Implementierung von GlobalSuite® in einer Organisation?
Einer der großen Unterschiede von GlobalSuite® gegenüber anderen Lösungen auf dem Markt ist die schnelle Implementierung: Wir sprechen von Wochen, nicht von Monaten oder Jahren. Unser Team begleitet Sie bei der Erstkonfiguration, der Datenmigration und der Schulung, und Ihr Team beginnt bereits in den ersten Phasen, Mehrwert zu generieren. Jedes Projekt hat seinen eigenen Plan, aber die Flexibilität der Plattform ermöglicht es, sich an jede Realität anzupassen, ohne maßgeschneiderte Entwicklungen.
Wie passt Automatisierungen, wenn ich noch kein Kunde bin?
Wenn Sie erwägen, Ihren GRC-Ansatz zu erneuern oder Tabellenkalkulationen und unverbundene Tools zu ersetzen, ist Automatisierungen einer von mehreren Gründen, GlobalSuite® in Betracht zu ziehen. Aber die Entscheidung ist nie nur wegen einer Funktion: Wir laden Sie zu einer personalisierten Demo ein, in der wir Ihnen zeigen, wie die gesamte Plattform in Ihre Organisation passen würde, welche Bereiche wir zuerst abdecken würden und welchen Return Sie erwarten können.
Ist es sicher, kritische Prozesse wie Risiken oder Kontinuität zu automatisieren?
Ja, und die Nachvollziehbarkeit ist der Schlüssel. Jede Automatisierung protokolliert, wann sie ausgelöst wurde, welche Bedingungen ausgewertet wurden, welche Aktionen ausgeführt wurden und ob es Vorfälle gab. Wenn eine Aktion fehlschlägt, bleiben die Hauptdaten intakt und der Fehler wird zur Überprüfung dokumentiert. Sie kombinieren die Geschwindigkeit der Automatisierung mit der Kontrolle und Auditierbarkeit, die Ihr regulatorischer Rahmen erfordert.
Entwickelt sich GlobalSuite® mit dem Markt und meiner Organisation weiter?
Ja. Unsere Produktphilosophie basiert auf kontinuierlicher Weiterentwicklung: Wir integrieren regelmäßig neue Funktionen, hören auf unsere Kunden und passen uns an regulatorische und Marktveränderungen an. Automatisierungen ist eine von mehreren Veröffentlichungen des Jahres, und es kommen noch viele weitere. Wenn Sie sich für GlobalSuite® entscheiden, entscheiden Sie sich für eine Plattform, die mit Ihnen wächst.
In welchen Plänen ist Automatisierungen verfügbar?
Das Modul Automatisierungen ist mit Enterprise-Lizenzierung oder höher verfügbar. Wenn Sie wissen möchten, wie es in Ihre Organisation passen würde und welcher Plan am besten zu Ihrem Fall passt, kontaktieren Sie unser Team und wir beraten Sie unverbindlich.
