Le rapport d’audit interne, que doit-il contenir ?
Le rapport d’audit, tel que défini par la norme ISO, précise qu’il s’agit d’un « processus systématique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des éléments probants objectifs et de les évaluer objectivement afin de déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont respectés ».
Processus d’audit interne
À cet égard, il convient de noter qu’un certain nombre de questions doivent être abordées avant la réalisation de l’audit interne lui-même :
- L’auditeur et ses caractéristiques : L’équipe de personnes qui réalisera l’audit interne sera précisée. Cette équipe doit être indépendante, objective et de nature professionnelle afin de disposer d’une connaissance approfondie du sujet à auditer. Il peut s’agir de personnel externe à l’organisation, ce qui est une option recommandée en cas de manque de connaissances dans le domaine, dans le but de garantir le respect de l’objectif d’indépendance et d’objectivité.
- Plan et portée de l’audit interne : Avant la réalisation de l’audit, le plan d’audit doit être défini. Ce plan doit refléter les enjeux liés à la portée de l’audit, tels que les lieux, les processus et les questions spécifiques à auditer, ainsi que l’échéance et les délais qui suivront la réalisation de l’audit prévu.
Réalisation d’audits internes sur le terrain
Une fois ces enjeux définis et une fois la date de l’audit interne fixée, le travail de terrain sera effectué, qui, comme indiqué ci-dessus, consistera à obtenir des preuves objectives permettant d’évaluer la conformité de l’organisation à un moment donné, par rapport à une certaine réglementation ou système de management.
De même, le personnel en charge de l’audit se rendra dans les installations spécifiées dans le plan et au moment prévu, afin d’auditer et de demander un échantillon d’éléments probants relatifs aux processus et aux questions à auditer, préalablement définis dans le plan d’audit.
Par la suite, l’auditeur doit procéder à la préparation du rapport d’audit interne. Ce rapport exposera les questions auditées et n’omettra aucun point. De plus, incluez les clarifications suivantes pour chaque problème :
- L’état d’un processus ou d’une question particulière au moment de l’audit interne
- Les écarts, qui sont finalement des mises en garde ou des non-conformités détectées.
- Proposition de mesures correctives pour les mises en garde ou les non-conformités identifiées, visant à assurer la conformité à un écart donné actuellement existant.
- Des recommandations, qui ne sont pas des actions correctives d’une certaine exception, mais plutôt des opportunités d’amélioration ou des actions qui pourraient impliquer une évolution ou une plus grande maturité du processus audité en question, mais qui ne constituent actuellement pas une mise en garde ou une non-conformité.
Plans d’actions
Une fois le rapport d’audit interne terminé, les écarts identifiés seront analysés et des plans d’action pour les corriger seront approuvés. Ces plans d’action doivent être approuvés au plus haut niveau possible de l’organisation, afin de garantir la correction des problèmes ou des processus qui ne sont pas pleinement respectés.
Il est important de rappeler la nécessité pour l’organisation d’effectuer des audits internes sur une base régulière, en fonction du processus ou de la réglementation à auditer.
Dans le but d’identifier certains problèmes qui ne sont pas respectés, ainsi que certaines opportunités d’amélioration ou de recommandations qui peuvent aider l’organisation à améliorer, faire évoluer et faire mûrir ses processus.
Faire appel à un service d’audit externe ayant des connaissances spécifiques dans le sujet à auditer est essentiel pour s’assurer que votre entreprise dispose d’un rapport d’audit objectif. L’équipe de conseil de GlobalSUITE Solutions garantit la réussite des travaux d’audit interne avec un logiciel d’audit, ainsi que la mise en œuvre des plans d’actions proposés pour la correction des écarts.
