¿Qué es la gestión de riesgo de terceros (TPRM)?

El paisaje empresarial de la actualidad es complejo, intrincado y se encuentra altamente interconectado. Dentro de este entorno, la gestión de riesgos ha evolucionado para abordar amenazas no solo desde dentro de la organización sino también desde fuentes externas. Una de estas amenazas es la gestión de proveedores y por tanto sus riesgos.

La gestión de riesgos de terceros (Third Party Risk Management) hace referencia a las incertidumbres y vulnerabilidades que una organización enfrenta al interactuar y depender de entidades externas. Esto incluye proveedores que suministran materias primas, consultores que brindan servicios especializados, soluciones de software y herramientas tecnológicas utilizadas, entre otros. Cada interacción con un tercero puede ser un punto potencial de fallo o debilidad.

Realizar evaluaciones periódicas de los riesgos asociados con terceros es esencial para mantener la integridad operativa, financiera y reputacional de una organización. Históricamente, muchas empresas han sufrido daños, ya sea a través de brechas de seguridad, daños reputacionales o pérdidas financieras, debido a fallos o negligencia por parte de sus asociados externos.

La gestión proactiva de estos riesgos implica no solo identificarlos sino también comprender la naturaleza de lo que suponen las relaciones con terceros. Las herramientas y marcos de gestión de riesgos pueden ayudar a una compañía a navegar este paisaje complejo y garantizar que se mantenga la resiliencia ante las adversidades.

Los riesgos de terceros no son homogéneos; varían en naturaleza y magnitud:

• Riesgos financieros: Relacionados con impactos económicos, estos pueden surgir si un proveedor enfrenta problemas financieros, lo que podría tener efectos en cadena y afectar las operaciones y los resultados financieros de tu empresa.
• Riesgos de reputación: La imagen de una empresa puede verse afectada si un tercero se ve envuelto en escándalos, brechas de seguridad o cualquier otra situación que pueda generar desconfianza en el mercado.
• Riesgos regulatorios y de cumplimiento: Los terceros deben adherirse a un conjunto de leyes y regulaciones. Si no lo hacen, tu organización podría enfrentar consecuencias legales o regulatorias, incluso si no es directamente culpable.
• Riesgos operativos: Son aquellos que pueden interrumpir las operaciones diarias. Por ejemplo, si un proveedor clave se encuentra en una zona afectada por desastres, podría tener implicaciones en la capacidad productiva de tu empresa.
• Riesgos estratégicos: Estos surgen cuando hay una falta de alineación entre las metas y objetivos de una organización y las de sus terceros. Seleccionar al socio equivocado podría llevar a pérdidas de oportunidades o a la adopción de estrategias no óptimas.

Ejemplos:

• Estratégico: Si una organización o empresa decide como estrategia de seguridad de la información tercerizar el almacenamiento de sus datos en un proveedor de alojamiento web o servicios en la nube existe el riesgo que este proveedor no tome las medidas de seguridad adecuadas, lo que podría llevar a una posible brecha de seguridad o filtración de datos sensibles o confidenciales de la organización o de sus clientes.
• Cumplimiento Regulatorio: Imaginemos que una empresa de servicios médicos y seguro de salud decide tercerizar su procesamiento de datos de salud de sus pacientes a un tercero, el riesgo existe si este proveedor no cumple con la ley y normativa de protección de datos personales, entonces la organización podría enfrentar sanciones légales y multas financiares, daño reputacional hasta el cese de sus operaciones.
• Operativos: Supongamos el caso de una organización que presta servicio de streaming  de juegos online,  confía en un solo proveedor de servicios en la nube para alojar sus servicios críticos, es un día importante por el lanzamiento de una nueva versión de su plataforma online  de juegos y  debido a esto se produce un aumentó masivo de trafico de usuarios, sin embargo el proveedor de servicio experimenta problemas de rendimiento  y dificultades  técnicas  inesperadas debido a una sobre carga en sus servicios, que ocurrirá a esa empresa streaming debido a ese corte inesperado de sus servicios, pues ser vería afectada  marca, la posible pérdida confianza de sus clientes ,  pérdida de ventas y futura facturación.
• Financiero: Cuando una institución financiera, FINTECH o Banco un digital decide subcontratar o asociarse con un proveedor externo para gestionar la autenticación móvil de sus Wallets de sus clientes, este proveedor será el responsable de verificar la autorizaciones bancarias y servicios a través de esta aplicación, si este tercero no cumple y garantiza un nivel óptimo de seguridad  y controles adecuados, la organización financiera se expondría a riesgos significativos como accesos no autorizados a cuentas bancarias de sus clientes, la posibilidad pérdida de fondos y daño reputacional de la identidad.

• Evaluaciones continuas: Establecer protocolos para revisar y evaluar regularmente a los proveedores y otros terceros.
• Formación y capacitación: Es vital que el personal clave esté capacitado y sensibilizado sobre cómo identificar y abordar riesgos asociados con terceros.
• Contratos revisados de forma exhaustiva: Estos deben especificar claramente las expectativas, responsabilidades y las acciones a seguir en caso de incumplimientos.
• Equipos de respuesta a incidentes: Prepararse para cualquier eventualidad con equipos especializados que puedan reaccionar rápidamente ante problemas emergentes.
• Relaciones sólidas: Mantener una comunicación fluida y transparente con proveedores y terceros para identificar y abordar potenciales problemas en etapas tempranas.
• Adaptabilidad: La gestión de riesgos no es estática. Las organizaciones deben estar preparadas para adaptarse a un entorno cambiante y a nuevos desafíos.

La adopción de un software especializado para la gestión de proveedores, como GlobalSuite®, ofrece ventajas significativas en la eficiencia y seguridad de la gestión de riesgos de terceros, integrando además un enfoque de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC). Algunos de los beneficios principales:

• Centralización y accesibilidad: Consolida información de múltiples fuentes en un único sistema, mejorando la visibilidad y el acceso a datos críticos.
• Automatización y eficiencia: Automatiza procesos repetitivos, lo que puede reducir los tiempos de evaluación de riesgos y cumplimiento en hasta un 50%, aumentando la precisión y la rapidez en la toma de decisiones.
• Monitorización continua: Facilita el seguimiento en tiempo real de los riesgos asociados con los proveedores, con alertas automáticas que advierten sobre posibles problemas, permitiendo una reacción rápida ante cambios o amenazas emergentes.
• Cumplimiento y adaptabilidad: Asegura que las prácticas de gestión de riesgos estén alineadas con las regulaciones vigentes, ofreciendo flexibilidad para adaptarse a nuevos requisitos legales o cambios en el entorno de negocio.
• Mejora en la toma de decisiones: Con datos más precisos y actualizados, los gestores pueden tomar decisiones más informadas, resultando en una reducción significativa de riesgos financieros y operativos.
• Enfoque GRC integrado: Proporciona una plataforma unificada para la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento, facilitando una gestión holística que abarca desde la evaluación hasta la mitigación de riesgos. Este enfoque asegura que todas las actividades de gestión de proveedores estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa, mejorando la responsabilidad y la transparencia organizacional.
• Reducción del riesgo de incumplimiento: Con capacidades avanzadas de seguimiento y reporte, el software ayuda a disminuir el riesgo de incumplimiento regulatorio en más de un 30%, minimizando las posibilidades de sanciones o daños reputacionales.

Integrando estas capacidades dentro de un enfoque GRC, las organizaciones pueden no solo optimizar la gestión de sus proveedores sino también reforzar su posición estratégica y operativa en un mercado cada vez más regulado y competitivo. Solita una demostración personalizada hoy.