En el marco de la implantación de un proyecto de Compliance Penal, cabe destacar la figura del órgano de cumplimiento encargado de la gestión, actualización y cuestiones relativas al mismo. Dicho órgano, puede ser estructurado como un comité colegiado formado por varias personas dotadas de la independencia necesaria para la correcta consecución de sus funciones, o bien ser representado a título unipersonal por el denominado Compliance Officer u Oficial de Cumplimiento. Si bien más adelante veremos las diferencias, ventajas e inconvenientes de la asunción de una figura u otra dentro del marco de un proyecto de Cumplimiento Normativo en materia de Compliance Penal, común a ambas figuras son las siguientes cuestiones
Elementos comunes en la figura del Compliance Officer y el Comité de Cumplimiento
- Impulsar y supervisar de manera continua la implementación y eficacia del sistema de gestión de Compliance penal en los distintos ámbitos de la organización;
- Asegurarse de que se proporcione apoyo formativo continuo a los miembros de la organización para garantizar que todos son formados con regularidad;
- Promover la inclusión de las responsabilidades de Compliance Penal en las descripciones de puestos de trabajo y en los procesos de gestión del desempeño de los miembros de la organización;
- Poner en marcha un canal de denuncias de Compliance Penal;
- Adoptar e implementar procesos para gestionar la información, tales como las reclamaciones y/o comentarios recibidos de líneas directas, un canal de denuncias u otros mecanismos;
- Establecer indicadores de desempeño de Compliance Penal y medir su desempeño en la organización;
- Analizar el desempeño para identificar la necesidad de acciones correctivas;
- Identificar y gestionar los riesgos penales incluyendo los relacionados con los socios de negocio;
- Asegurar que se proporcione a los empleados acceso a los recursos de Compliance;
- Informar al órgano de gobierno sobre los resultados derivados de la aplicación del sistema de gestión de Compliance penal
Una de las atribuciones más destacadas del Compliance Officer es poner en marcha un canal de denuncias»
Características del Compliance Officer y el Comité de Cumplimiento
Establecido lo anterior, conviene destacar que tanto los miembros del Comité de Cumplimiento como el Compliance Officer en su caso, deben reunir las siguientes características antes de su nombramiento como órgano de cumplimiento:
- Se ha podido demostrar que la persona designada no tiene conflicto de intereses y que cumple con los siguientes aspectos:
- Integridad y compromiso como Compliance Officer;
- Habilidades de comunicación y capacidad de influencia;
- Competencia necesaria en materia de Compliance Penal a nivel jurídico.
- Personifica la posición de máximo garante de la supervisión, vigilancia y control de las obligaciones de Compliance Penal en la organización, tanto hacia dentro como hacia fuera de la misma, por lo que debe disponer de suficientes recursos, estatus, autoridad e independencia adecuadas.
- Tendrá acceso directo e inmediato al órgano de gobierno en caso de que sea preciso elevar hechos o conductas sospechosas o asuntos relacionados con los objetivos de Compliance penal
- El Compliance Officer ocupará una posición en la organización que le acredite para solicitar y recibir la colaboración plena de los demás órganos de esta.
La principal ventaja de optar por la figura del Compliance Officer u Oficial de Cumplimiento sería el ahorro que ello supone al tratarse de un cargo unipersonal. Si bien, los inconvenientes derivados de esta elección podrían resumirse en los siguientes:
- Unificación de las responsabilidades en una persona (excesiva carga de responsabilidad)
- Excesiva carga de trabajo.
- Responsabilidad unipersonal del control y supervisión a otras áreas de la empresa.
- Posible conflicto de intereses con sus funciones en un puesto paralelo desarrollado en la empresa.
- Se diluye la responsabilidad.
- Decisiones consensuadas por varias personas (se suele recomendar que esté formado por un número impar de personas).
- Implicación de distintos representantes de la compañía con perfiles diferenciados.
- Distintas perspectivas para afrontar posibles no conformidades con respecto al sistema de Compliance penal.
Y como inconveniente principal, tendríamos la necesidad de implicar varios recursos de la empresa con lo que ello conlleva a nivel operacional y de coste.
Desde GlobalSuite Solutions ofrecemos la ayuda y el asesoramiento necesarios para la implementación de un servicio de Compliance Penal. Además, contamos con el software GlobalSuite®, íntegramente desarrollado por nuestro equipo que permite la implantación, gestión y mantenimiento de todos los requisitos exigidos por las normas de sistemas de gestión en todo tipo de organizaciones y sectores. Contar con un software que ayude a automatizar la gestión de dicho sistema supondrá múltiples beneficios para su compañía y para el Compliance Officer a la hora de trabajar en la implantación del sistema en su organización
